第四章 资料管理与文书处理工作02（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第四章 资料管理与文书处理工作 资料管理 公文拟撰 目录 文书处理概述 文书处理流程 文书立卷与归档 第二节公文拟撰 2 公文拟撰 公文写作的要素 公文写作的基本要求 公文写作的基本步骤 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、公文写作的要素 公文是由主旨、材料、结构和语言四个基本要素构成的。形象地说，主旨是公文的灵魂，材料是公文的血肉，结构是公文的骨髓，语言则是公文的细胞。 公文写作既有与其他文章写作的共同要求，又有其自身特点，突出表现在为处理机关公务服务、受命写作、限时完成等方面，并由此决定了拟写公文的基本要求。 第一节 秘书概述 二、公文写作的基本要求 01 02 03 04 05 06 07 08 合法 结构完整 格式规范 表达准确 实事求是 平实得体 简明通顺 庄重严谨 09 10 材料耐久 字迹清晰 01 03 04 05 06 07 08 09 02 第一节 秘书概述 合法 1 合法，即要求公文的内容与形式及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。 实事求是 2 实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题；各种判断要合乎实际；各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。 第一节 秘书概述 平实得体 3 首先是文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。 简明通顺 4 简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。 第一节 秘书概述 庄重严谨 5 严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切、不生歧义、没有漏洞。 表达准确 6 准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。 第一节 秘书概述 格式规范 7 规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不能“标新立异”。 结构完整 8 完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。 第一节 秘书概述 字迹清晰 9 清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。 材料耐久 耐久，即要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。 10 第一节 秘书概述 三、公文写作的基本步骤 拟写公文是秘书部门发挥参谋助手作用，辅助领导人处理政务的重要体现。有些公文要求在时紧事急的情况下完成，这需要秘书练就快速撰写公文的硬功夫；有些公文则要求秘书人员在相对宽松的时间内反复推敲，几易其稿。然而，无论哪种情况，公文拟撰都要遵循一些规律性的基本步骤。 第一节 秘书概述 公文是按照上级或本单位领导的授命由秘书人员拟撰而成的。因此，接受拟稿任务、明确公文主旨是公文写作的第一要务。 首先，要深刻领会领导的发文意图。 其次，要规范使用各种文种。 公文是集体智慧的结晶。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。因此，秘书在动笔之前要集思广益；还要努力提高思想水平，使自己的思想认识与领导的发文意图相一致。 三、公文写作的基本步骤 （一）接受任务，明确公文主旨 第一节 秘书概述 三、公文写作的基本步骤 （二）围绕主题，广泛收集资料 资料是拟写公文不可缺少的“粮食”，拟写公文离不开收集资料。这是确保办公内容真实可靠的基础，也是实事求是原则在拟文活动中的必然要求。 首先，收集资料必须考虑表达主题的要求。要围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型、反映事物本质特征的资料。 其次，要明确收集资料的途径和方法。 第一节 秘书概述 （三）总体构思，拟定写作提纲 这一环节旨在确定公文内容的整体表达次序、正文各部分之间的衔接配合以及过渡照应情况，为即将开始的起草工作设计整体框架。这相当于为拟写公文做写作方面的准备。 确定公文内容的组成情况。 确定公文正文的表达顺序。 安排公文的首尾和衔接过渡，解决公文开头、结尾和各层次之间有序表达的问题。 将上述设计成果固化为文章的写作提纲，为下一步工作奠定直接的基础。 三、公文写作的基本步骤 第一节 秘书概述 （四）落笔撰文，写作草稿 这是撰文的核心步骤，是影响公文质量的关键环节。无论是公文的主旨，还是公文的材料，都要通过起草环节使之固化到“发文稿纸”上，形成正式的公文草稿。 修改文稿的方