第四章 资料管理与文书处理工作01（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第四章 资料管理与文书处理工作 资料管理 公文拟撰 目录 文书处理概述 文书处理流程 文书立卷与归档 第一节 资料管理 1 资料管理 资料的整理 资料的保管 资料的利用 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、资料管理 将资料进行鉴别、筛选、加工编制，使之系统化、条理化，使之更适合于领导决策工作的使用，这个过程就是资料的整理。 资料的整理： 第一节 秘书概述 一、资料的整理 鉴别筛选 01 02 加工编制 第一节 秘书概述 鉴别筛选 1 鉴别筛选的原则：首先选择与本单位密切相关的资料；其次是那些带倾向性、导向性并能指导本单位工作方向的资料；再次是和当前国际国内形势密切相关的新资料。 此外，为了保证所搜集的资料准确无误，能切实对本单位的工作有所帮助，有时还需对所搜集的资料进行相应的核实工作。 第一节 秘书概述 加工编制 2 这是一个对所搜集的资料进行分类、审核、选择、综合分析并进行编号的过程。只有经过这一环节，资料才能具备较高的质量，才能更具条理性。 第一节 秘书概述 二、资料的保管 秘书将资料进行整理后，无论是已经用过的还是暂时未使用的，都要采用一定的方法、按照一定的顺序保存起来，以便以后使用。 随着科技的发展，现代社会的信息量呈爆炸式增长之势，因此，办公室资料的存储与检索工作也日益复杂。虽然传统上存储资料的资料箱、资料柜仍在使用，但如果能使用电子计算机来进行资料的存储和检索，将会大幅提高工作效率，因此，秘书在平时收集资料的时候就应注意发挥计算机的作用。 第一节 秘书概述 三、资料的利用 编辑参考资料 01 02 外借 03 阅览 作为秘书人员，对资料进行整理加工的最终目的是为了有效地利用资料，从而最大限度地发挥这些资料的作用。 第一节 秘书概述 编辑参考资料 1 秘书部门向领导提供资料应适时、适用、适当，并不是资料越多越好。秘书人员要对资料进行适当的编辑，以适当的形式在内部刊物上登载，这些经过编辑的资料以“简报”、“快讯”等形式出现，更有利于领导的阅读和利用。 第一节 秘书概述 外借 2 秘书部门对整理编辑好的文件应妥善保管，但这并不是说保存起来概不外借，只有交流阅读才可以发挥这些资料的作用。因此，秘书部门应把资料划分保密等级，然后归类存档。不需要保密的资料制定严格的借阅条例并严格执行。 第一节 秘书概述 阅览 3 在单位内部主要向领导提供的资料，可以由秘书根据需要直接呈送领导阅览，也可以专门开辟一个供领导阅读有关资料的空间，及时、准确地把有用的资料呈现在领导面前。有条件的单位还可以建设局域网，通过计算机网络及时地把有关资料传送到领导计算机里。 第一节 秘书概述 谢谢观看 $$