第二章 办公室工作01（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第二章 办公室工作 办公室日常工作 接待工作 办公室机要保密 办公自动化基本知识 目录 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 1 办公室日常工作 值班工作 拨打与接听电话 印信管理 办公室活动安排 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、值班工作 值班工作是每个组织不可缺少的一项日常工作。这项工作与协助领导进行正确决策、改进工作作风和提高工作效率有很大关系。它是组织的“门面和窗口”，起着联系上下、沟通内外、处理一般事务、汇集和传递信息的枢纽作用。值班是秘书处理事务的重要方式之一。 第一节 秘书概述 一、值班工作 秘书值班工作的基本任务主要有以下几方面： 办理领导交办事项 01 03 资料的登记、分类、整理、及送达 05 电话应接处理 做好来访接待工作 04 02 处理来电来函 第一节 秘书概述 办理领导交办事项 1 办理领导交办的各种事项是值班工作的一项重要任务。这项任务通常具有临时性、繁杂性和随机性等特点。对于领导交办的事情，不论难易程度如何，值班秘书都应认真对待，及时处理。 处理来电来函 2 值班秘书收到急件、电报要及时拆阅，重要的、紧急的应立即送交领导或收件者本人。接到电话，应做好完整、准确的记录，并转有关部门或负责人。如情况紧急，来不及请示，秘书可先做适当处理，同时立即向领导汇报，并将领导指示和处理情况记录在案。应注明具体处理的负责人，以明责任。 第一节 秘书概述 资料的登记、分类、整理及送达 3 值班秘书应对收到的文件、资料登记在册，对来自各方面的信息应及时整理、鉴别、筛选，分出有用信息和无用信息，并将提取的有用信息送达有关部门和领导。 做好来访接待工作 4 值班秘书接待因工作或业务关系来访的客人时，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。对不同情况的来访者，值班秘书应弄清其意图，尽可能给予满意答复和合理安排。 第一节 秘书概述 电话应接处理 5 值班秘书要坚守岗位，记录、传达、承办上级电话指示，以及接听、记录下级部门的电话并给予答复。接到上级机关的重要电话时，要认真做好电话记录。对于下级机关、同级机关或不相隶属机关的电话，凡重要的都要认真做好记录，向有关领导及时汇报，向有关方面及时传达。 第一节 秘书概述 二、拨打与接听电话 电话作为一种现代化的通信工具，在秘书工作中是必不可少的联络手段。接打电话看似容易，但秘书的接打电话是公务活动，因此秘书掌握一些使用电话的艺术，有助于秘书工作的顺利进行，有助于在社会上树立秘书及所在单位的良好形象。 第一节 秘书概述 拨打电话的要求 1 在打出电话前，应将要讲的事情思考清楚，或在工作日记本上写下要点，以免讲不清楚或有所遗忘。讲话时要礼貌热情，语气清晰和婉，语言表达要规范、正确，简明扼要，先讲要点，时间允许再讲细节。   第一节 秘书概述 接听电话的要求 2 秘书在接听电话时，铃声一响就应拿起话筒，应尽快去接，最好不要超过5声，免得对方久等。接电话后，要注意力集中，回答问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的语调说话，要表现出对来电客人的尊重。 接听电话时应先主动问好，并自报单位姓名。接电话时要努力听清对方的话，必要时请对方再重复一遍。 电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，则向对方解释、致歉。通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。 第一节 秘书概述 传呼电话的要求 3 传呼电话时，先请对方等一下。如果人就在附近，你也不能大声呼喊，而应用手捂住话筒才能叫人。如果你在其他办公室，你可以请对方稍等，然后把话筒轻轻放在桌子上才可以去找人。 对于找领导的电话，秘书要分情况酌情处理，要看打电话的是什么人、什么事，也要看领导的时间和精力。对于一些事务性电话，秘书应尽力协助领导解决，不要轻易上交，重要电话可将内容全部或摘要记录在《重要电话处理记录》本上，交领导过目处理。如果遇到秘书在职权范围内解决不了的问题，或电话执意要找领导的，在问明情况、请示领导后，再接通电话。 第一节 秘书概述 三、印信管理 印信分别指印章和介绍信，是企事业单位行使职权的凭证和对外联系的标志。印章和介绍信代表了一个单位的权力和利益，一旦出现问题可能会给单位带来重大损失，所以秘书有责任将印信管理作为自己一项非常重要的任务。 值得注意的是，只有得到法律认可的单位或人员才备有印章，并在印章上以印文的形式标明其法定名称。印章是单位的标志，各种文件、凭证等不盖章对外一律无效。 第一节 秘书概述 三、印信管理 印章的刻制及启用 01 02 印章的审批和使用 03 印章的保管 第一节 秘书概述 印章的刻制及启用 1 印章的刻制是一项十分严肃的工作，印章的规格、尺寸、文字、图案等必须严格遵守国家的有关规定，不得擅自更改；刻制印章时必须执组织证明及公安部门的批准证明，到指定的刻