第一章 秘书基础02（课件）《秘书基础》同步教学（航空工业出版社）

第一章 职业秘书基础 秘书概述 秘书的素质要求 目录页 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 2 秘书的素质要求 秘书必备的知识和能力要求 秘书必备的品质 秘书的职业道德 — ‹#› — 第一章 秘书职业概述 一、秘书必备的知识和能力要求 对于一个秘书来讲，不仅要掌握全面的业务知识，还要具备高度的理解能力、敏锐的洞察力、优秀的写作能力和出色的沟通能力，能灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，圆满完成上司交代的工作。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — （一）秘书工作必备的知识 一、秘书必备的知识和能力要求 基础知识 01 03 社会交往知识 05 管理学 知识 心理学 知识 04 02 专业知识 作为现代秘书，不仅要具备较高的知识水平，而且还要有合理的知识结构。 第二节 秘书的素质要求 基础知识 1 基础知识是秘书知识结构的最低层次，是秘书学习专业知识的前提条件。 基础知识包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等基础学科知识。秘书特别要注意语言文字表达能力的提高和历史知识的积累，其中，通过学习历史知识，有助于我们透过现象抓住事物内在的规律和本质，有助于提高自身的理论修养。政策法规知识也是秘书必备的知识，例如，秘书应了解国家的宪法、常用的法律法规等。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 专业知识 2 专业知识是秘书知识结构的核心和主体。专业知识具体包括： 理论知识是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提和基础。理论知识通常包括文书处理知识、信息处理知识和秘书实务等。 业务知识包括秘书工作中各个实操环节的常识、基本技能和操作规范等。 行业知识是指秘书所在行业的基本知识。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 社会交往知识 3 社会交往知识包括社会关系学、公共关系学和人际关系学等，掌握这些知识可以提高秘书的交际能力和信息沟通能力。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 心理学知识 4 心理学知识包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学和人际关系心理学等。 管理学知识 5 管理学知识主要包括行政管理、人力资源管理和领导科学决策等。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — （二）秘书必备的能力 一、秘书必备的知识和能力要求 01 03 04 05 06 07 08 09 02 01 02 03 04 05 06 07 08 09 写作能力 应变能力 观察分析能力 协调能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 现代化办公设备的操作能力 第二节 秘书的素质要求 写作能力 1 写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书要写好应用文，应掌握语法、修辞和逻辑知识，丰富的词汇和常用的句式与文体，以及标点符号的用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。 写作能力不仅仅是文字表达能力的体现，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 口头表达能力 2 秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话则应通俗易懂。秘书讲话应有条有理，讲话前要善于打腹稿，切忌信口开河、滔滔不绝，但也不能沉默寡言。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 听知能力 3 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的发言中掌握要领，或是从众口交加、激烈的争辩中抓住重点，并且能以清晰简明的语言加以复述。 听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。秘书多懂一种方言、外语和民族语言，就多了一种交际工具，多了一条信息渠道。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 阅读概括能力 4 秘书要善于阅读，既要善于精读，又要善于泛读和快读。与此同时，秘书也要善于从阅读的内容中提炼出重点，概括文章主旨。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 社交活动能力 5 秘书经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚有参加外事活动。因此，秘书必须有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 现代化办公设备的操作能力 6 秘书要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机和扫描仪等现代化设备，以及各种网络通信设备。 协调能力 7 秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡，要善于发现误解和不合，并及时加以沟通、协调。 第二节 秘书的素质要求 — ‹#› — 观察分析能力 8 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，做好拾遗补缺工作。秘书还要善于分析问题，提出解决问题的办法供领导