第八章 公文处理（课件）-《应用文写作基础》同步教学（北京理工大学出版社）

第八章 公文处理 第一节 公文处理概述 第二节 发文办理程序 第三节 收文办理程序 第四节 公文立卷与归档 第五节 公文管理 第一节 公文处理概述 一、概念 公文处理是指公文在机关内部从形成到运转处理的过程中，以特定的原则和方法对公文进行创意、撰拟、加工、利用、保管，使其获得必要功效的行为或讨程。 广义的公文处理可以从发文阶段、收文阶段、公文的管理、公文的立卷与归档几个方面来理解。 狭义方面来说:主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。 下一页 返回 第一节 公文处理概述 二、基本任务 公文处理基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中公文的撰制是前提，公文的办理是中心环节，公文的管理、整理与归档是终结。几个部分互相联系，互相交叉，互相制约。 (一)撰制公文就是根据公务活动的基本需要，由从事公务活动的机关和其他组织，对有关信息材料进行系统收集、加工、整理撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。 下一页 返回 上一页 第一节 公文处理概述 (二)办理传递文件根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。 (三)管理文件是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。 (四)立卷归档公文办理完毕后，应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。 三、基本原则与要求 根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文处理必须做到及时、准确、安全。 下一页 返回 上一页 第一节 公文处理概述 (一)公文处理工作的基本原则 1.实事求是的原则 2.精简的原则 3.高效的原则 (二)公文处理的要求 1.讲究时效 2.准确无误 3.安全保密 返回 上一页 第二节 发文办理程序 一、拟稿 发文办理的第一个环节，是贯彻领导人或机关意图的重要环节。 二、审核 公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全 面审核和检查。 公文的审核要做到“六查”: 1.查是否需要行文，以什么名义行文。 2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。 下一页 返回 第二节 发文办理程序 3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。 4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。 5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。 6.查公文格式是否符合规定。 三、签发 机关主要领导人对审核的文稿签发具体意见。 下一页 返回 上一页 第二节 发文办理程序 需要注意的几个问题: 1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容正确性应负完全责任。 4.文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。 5.几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。 下一页 返回 上一页 第二节 发文办理程序 四、复核 在公文正式印制前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。 核发的内容与要求: 1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。 2.文稿中的人名、地名、时间、和文字表述、密级、印发(传达)范围及文种使用、公文格式是否符合规定。 3.编排发文字号。 4.对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。 5.确分送单位和印制份数。 下一页 返回 上一页 第二节 发文办理程序 五、缮印用印 经过复核后的公文必须尽快缮印，现在的方法多是通过电脑打印或数印。公文印制之后应当加盖单位印章，以示公文的有效性。用印的方法要求: 1.印章位置: (1)单一机关制发的公文:在落款处不一署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文4行，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上(下套方式);当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上(中套方式)。 (2)联合行文:各机关单位必须都加盖印章。 下一页 返回 上一页 第二节 发文办理程序 2.印章颜色与字迹 印章的颜色，除专用章外，印泥应为红色。印迹要求端正、清晰、完整。 六、发文登记 将拟发出公文正本中的信息和发送对象、范围等情况登录在案，以备查案的活动。 七、分发 分发是将已经登记封装完毕的公文以适宜的