秘书实务之领导出差《秘书实务》教学同步课件（高等教育出版社）

秘书实务之领导出差 LOGO 秘书日常事务工作〔二〕 领导出差 企事业单位由于工作的需要，领导会经常出差、旅行。很多旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好大量的准备工作。 思考：领导出差，秘书要做哪些？ 课程内容 一、安排领导差旅 二、领导出差前、出差中及出差后的工作 三、认识护照、签证、黄皮书 案 例 移动通信公司领导因公务需要，携王秘书到西安出差，主要是洽谈 生产工程合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作？假设小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小王要做哪些工作？ 1、业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等 2、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书面整理，形成日程表 3、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系 4、办公用品： 5、个人物品： 一、旅行前准备工作 二、安排旅行方案 1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排 2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排 3、会晤方案〔人员、地点、日期和时间〕 4、交通工具的选择 5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 6、旅行内容：行程安排，约会、会议方案，会晤人员的名单背景，会晤主题 7、旅行日程表 8、上司或接待人的特别要求 9、差旅费用 制作旅程表 思考 1、旅程方案表主要包括哪些内容？ 2、旅程表和旅行方案，哪个更详细？ 制作旅程表 〔一〕、旅程方案表主要包括哪些内容？ 时间、地点、交通工具、 具体事项、备注 旅行方案的内容 旅行方案是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序标准的旅行方案，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。一份周密详细的旅行方案主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地〔包括中转地〕。目的地名称既可详写〔即哪个地区、哪个公司〕，也可略写〔即直接写到达的公司名称〕；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。 3.交通工具 一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识，如识别火车种类等。 4.具体事项 一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。 5.备注 制作旅程表 〔二〕旅行方案〔日程表〕具体要求是什么？ 1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档 2，时间不可太紧，应留有余地； 3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 4，如有可能，应多准备几份旅行方案，供上司参考。 安排旅行日程的相关知识点 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动方案。 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规那么，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2-4小时之间的班机，减少时间的浪费。 5、旅行方案按时间编排，简单明了，并留有余地 6、国际旅行时注意时差问题 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择 安排旅行日程的相关知识点 例： 旅 行 日 程 表 ××总经理行程安排 上海至北京 2004年5月11日——5月13日 5月11日 星期二 上午 7：00 赴虹桥机场〔公司派车送达〕。 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京〔×××接机〕，住××宾馆606房间〔已预先定房〕。 12：00 与××总经理共进午餐〔在宾馆〕。 下午 14：30 与××总经理在公司会议室洽谈〔需用的1、2、3号文件在您的公文包中〕。 18：00 与 ××总经理在公司共进晚餐。 5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈〔需用的4、5号文件在您的公文包中〕。 11：30 与×××董事长共进午餐〔在该公司〕。 下午 15：00拜访×××先生〔由××先生陪同，礼品在您手提箱内〕。 18：00在宾馆用餐。 5月13日 星期四 上午 8：50 乘CA1501次班机离开北京〔机票已预