秘书实务之办公效率和时间管理《秘书实务》教学同步课件（高等教育出版社）

办公效率和时间管理 学习目标：学会有效地利用时间 电话通知客户下周四的会谈事宜。 帮助他人印制名片，今天完成。 人员录用，绩效考评。 布置下午要使用的会议室。 做好今天的接待准备工作。 清洁、美化办公室。 下午2：30-3：30为部门经理主持会议。 为上司下周的商务谈判准备资料。 协助上司制定销售计划，四天内完成。 制定下午部门会议的议程表。 收发今天的邮件。 拟定薪酬计划。 上午10：00接待有预约的来访者。 在处理这些事情的同时，还需随时接待来访，接听电话，还要随时准备处理突发事件。 导入：你是天地公司的秘书， 事务摆在你面前 一大堆 什么都要我做？我真的好忙呀！ 发邮件 订机票 搞接待 做考评 资料准备 印名片 定计划 打电话 搞卫生 如何有效利用时间呢？ 一、用ABCD法则理清工作的轻重缓急 二、明确自己的工作任务和职责 如何有效利用时间？ 学习目标 电话通知客户下周四的会谈事宜。 帮助他人印制名片，今天完成。 人员录用，绩效考评。 布置下午要使用的会议室。 做好今天的接待准备工作。 清洁、美化办公室。 下午2：30-3：30为部门经理主持会议。 为上司下周的商务谈判准备资料。 协助上司制定销售计划，四天内完成。 制定下午部门会议的议程表。 收发今天的邮件。 拟定薪酬计划 上午10：00接待有预约的来访者。 为上司电话预订周末去上海的飞机票。 电话通知客户，你的上司下周四将与他会谈。 在处理这些事情的同时，还需随时接待来访，接听电话，还要随时准备处理突发事件。 你是天地公司的秘书， 事务摆在你面前 一大堆 根据事务的紧迫性和重要性分类 不得拖延的事务 有价值、有影响的事务 一、用ABCD法则理清工作的轻重缓急 A B C D 重而急 重而不急 急而不重 不急不重 设定完成期限 立刻亲自处理 丢入垃圾箱 简化授权 7 二、明确自己的工作任务和职责 协助他人完成 不需要参与 必须亲自完成 1、 必须亲自完成的事情 用百分之百的精力和时间去完成 2、 协助他人完成的事情 给人以方便 团队的效率才会高 3、 不需要参与的事情 要给对方清晰的解释 不 无法完成的事，说“不”，是礼貌和负责 给对方另外的选择和建议 电话通知客户下周四的会谈事宜。 帮助他人印制名片，今天完成。 人员录用，绩效考评。 布置下午要使用的会议室。 做好今天的接待准备工作。 清洁、美化办公室。 下午2：30-3：30为部门经理主持会议。 为上司下周的商务谈判准备资料。 协助上司制定销售计划，四天内完成。 制定下午部门会议的议程表。 收发今天的邮件。 拟定薪酬计划 上午10：00接待有预约的来访者。 在处理这些事情的同时，还需随时接待来访，接听电话，还要随时准备处理突发事件。 你是天地公司的秘书， 事务摆在你面前： 一大堆 一、用ABCD法则理清工作的轻重缓急 二、明确自己的工作任务和职责 如何有效利用时间？ 时间 工作内容 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 2:30 3:00 3:30 4:00 4:30 5:00 8、清洁、美化办公环境 3、人员录用、绩效考评。 清洁、美化办公环境 4、做好今天的接待工作准备。 2、帮助他人印制名片。 5、下午2:30分-3:30分为部门经理主持会议。 6、为上司下周的商务谈判准备资料。 9、收发邮件。 11、上午10：00接待有预约的来访者。 10、拟定薪酬计划,今天完成。 7、协助上司制定销售战略计划 ，4天内完成。 布置下午要使用的会议室 收发邮件 接待有预约的来访者 做好今天的接待工作准备 13、制定下午部门会议的议程表。 1、布置下午要使用的会议室。 为上司下周的商务谈判准备资料 为上司下周的商务谈判准备资料 协助上司制定销售战略计划 ，4天内完成 协助上司制定销售战略计划 ，4天内完成 协助上司制定销售战略计划 ，4天内完成 下午2：30分-3：30分为给部门经理主持会议 下午2：30分-3：30分为给部门经理主持会议 为上司电话预订周末去上海的飞机票 制定下午部门会议的议程表 12、为上司电话预订周末去上海的飞机票 帮助他人印制名片。 思考：应该先做什么，后做什么？哪些需要做？那些不需要做？ 为上司下周的商务谈判准备资料 $$