秘书实务随从工作《秘书实务》教学同步课件（高等教育出版社）

随从工作 上次回顾 1.什么是谈判？什么是商务谈判？ 2.什么是模拟谈判？其意义是什么？ 3.秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色？ 本章目标 1.了解随从工作的类型和特点 2.明确随从工作的意义和要求 3.掌握随从工作的内容和方法 4.以及商务随从的内容和方法 导入案例 一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车，赶上开会就行，不用早了。 小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排了。她就安心回家了。 第二天，她按时去接了领导，在贵宾室检票，她见贵宾室候车人很少，很是得意。 4 检票时，傻眼了!买的票不是软卧，但时间有限，车还是上了。但要补软卧票时，列车员告诉他，这次车没软卧，有软卧的是7点快车。虽然领导一再说“没事”，但她身上就像背个大麻袋似的，压力太大了。 一路上，为了减轻秘书小于的压力，总经理总是找话说，就像哄小孩似的。但是，这样更使小于觉得不自在。 总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一点欣慰。 由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。 思考：秘书合理安排领导差旅的重要性？ 分析： 秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。 上述案例，秘书只是看错一次车，但却给领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也不可马虎。 第一节 随从工作概述 1、随从与随从工作 ①随从，主要是指秘书人员跟随领导者外出活动。 ②随从工作，是指秘书跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。 2、随从工作的类型和特点 ①随从工作的类型 （1）调查研究型 （2）检查考核型 （3）处理问题型 （4）看望慰问型 （5）商务谈判型 （6）参加会议型 ②随从工作的特点 （1）流动性大 （2）时限性强 （3）环境复杂 （4）情况多变 （5）工作要求高 3、随从工作的意义和要求 ①随从工作的意义 （1）做好随从工作，有利于提高领导工作效率； （2）做好随从工作，有利于树立领导机关和领导者的形象； （3）做好随从工作，有利于锻炼秘书的才干 如果你是领导，会挑选怎样的人作为随从人员？ ②随从工作的要求 （1）工作要主动 （2）办事要细心 （3）说话要谨慎 （4）不要帮倒忙 第二节 出差的准备 1、思想准备 思想准备，是指在出差前，秘书要摸清领导者出差的意图和任务等情况，做到胸中有数。 2、组织准备 组织准备，是指秘书对领导出差活动的事前组织协调工作。 3、资料准备 资料准备的内容： 被视察单位、合作单位的有关资料； 与出差任务有关的上级规定和文件； 与出差任务有关的其他信息资料等。 4、物资准备 ①办公用品准备 （笔、纸、电话、通讯录等） ②生活用品准备 （衣物、药品、洗漱用具等） ③旅游用品准备 （照相机、地图、摄像机等） ④出差资金准备 讨论 出行前领导的行踪是否可以随便泄露呢？ 安排上司出差 时差问题 时差的计算方法:两个时区标准时间(即时区数)相减就是时差，时区的数值大的时间早。比如中国是东八区(+8)，美国东部是西五区(-5)，两地的时差是13小时，北京比纽约要早13个小时;如果是美国实行夏令时的时期，相差12小时。 上司出差时，秘书应准备些什么？ 应确定是国内出差还是国外出差 根据出差内容制定计划 按照计划进行工作安排 国内商务旅行的准备 一、需要了解的情况 原因、地点、时间、人员安排 二、应该做的准备工作 三、做好出差的善后工作 1.准备旅行计划 思考：旅程表和出差计划，哪个更详细？ 举例：旅行计划表 旅行日程表 ××总经理行程安排 上海——北京 2008年5月13日——5月15日 内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安排。 2.选择交通方式 交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识； 交通知识； 票务知识。 3.制定约会计划 内容 （1）目的地（省、市名） （2）