2.1了解参展工作（课件）《外贸参展实务》（江苏大学出版社）

模块二 参展决策 1 任务一 了解参展工作 流程与步骤 企业参展的一般程序 国内参展的程序和步骤 出国参展的相关事项 2 小王是某玩具厂的销售总监，出于开拓国外市场销售业务的考虑，他打算去展会上碰碰运气。可是他在网上一查，发现与玩具相关的展会大大小小有很多。小王既不知道怎么选，也不知道在参展前该做哪些准备，一时间犯了难。 问题： 参展的一般程序是怎样的？企业决定参展之后需要做哪些准备工作？ 任务导入 3 一、企业参展的一般程序 从总体上看，企业参展的程序可以分为展前、展中、展后三个阶段，每个阶段的工作内容和工作重点都不一样。 4 一、企业参展的一般程序 展前阶段 展中阶段 需要完成的工作主要包括确定参展目标、调查和选择展会、制订参展计划，并按照参展计划完成展位申请、展品准备、展位设计、参展团队组建等一系列与参展活动相关的准备工作。 主要涵盖了从展会开始前1～2天进场布展至展会撤展结束期间整个现场工作阶段，具体工作内容包括参展登记、展位搭建、展品进场等布展工作，以及展位营销、客户接待、业务洽谈等展期工作，最后还需做好撤展管理。 展后阶段是参展工作的最后一个工作阶段，该阶段的工作包括展后致谢、评估总结、客户跟进。 展后阶段 5 二、国内参展的程序和步骤 展位预订和开展时间都有明确的时间节点，参展企业应按照时间顺序严格把控工作进度，特别是筹备工作的进度，这是参展工作得以顺利进行的前提。我国企业参加国内展会的筹备工作如表所示。 （一）展前筹备工作 时间 事项 说明 展前12个月 确定参展目标和期望 参展决策阶段 从展会的规模、时间、地点、专业程度、目标市场、参展成本等方面综合评价参展目标和期望实现的可能性，从而确定参加哪个展会 与主办方或代理公司取得联系，获取资料 展前9个月 确定展位面积和位置 参展信息搜集及参展申请提交阶段 了解付款方式，提交参展申请 展前7个月 选择展位设计、搭建公司 开始进入参展筹备工作的具体实施阶段。参展企业应尽早选定展位设计、搭建公司，这样做有利于双方进行充分的沟通，确保有充裕的时间进行展位的修改和完善 选择并准备展品 制作展览宣传册 展前6个月 支付展位及其他服务所需预付款项 与展位设计、搭建公司确定各项细节，签订合同 确定参展产品 制订参展宣传推广计划，向主办方及各类服务承包商订购广告促销服务，进行展前宣传工作 6 二、国内参展的程序和步骤 （一）展前筹备工作 时间 事项 说明 展前3～4个月 确定展位设计方案 展位现场工作的具体准备阶段。参展企业需确定展期现场工作的全部安排和细节 确定展位工作人员并进行培训 追踪展前宣传推广活动 准备参展资料 展前客户邀请 准备展示样品及赠品 确定差旅计划 展前3～4天 主要人员抵达展会举办地 展前准备工作倒计时阶段。参展企业需确认前期所有准备工作的落实情况 到场登记 检查场地，搭建展位 向承运商确认展品抵达时间及进馆路线 确认现场服务预定事项 展前2天 确认全部物品运抵 展位布置及设备确认 现场推广活动确认 展前1天 对展位、设备等事项进行最终确认 展前最后检查并召开动员大会 确认促销用品 召开工作人员动员大会 7 二、国内参展的程序和步骤 （二）展中和展后工作 展会的结束并不代表参展工作的结束。参展企业除了应严格按照主办方的规定进行撤展工作，为保证参展效果，参展团队还应合理地安排现场撤展和展品回运、展后客户拜访和致谢、展后信息整理及跟进、参展评估等工作。 展位工作人员应按主办方规定的时间尽早到场，对光顾展位的观众提供热情、周到的服务，详细记录并整理每一天接待观众及与之沟通的信息，以便展后对展期内获得的潜在客户进一步跟进。 8 三、出国参展的相关事项 （一）选择出国参展的方式 根据我国出国参展的管理规定，拥有进出口经营权的企业才能出国参展。目前，我国企业出国参展主要有两种方式： 这种方式适合人员数量少或初次参展的企业。 （1）参加由各大展会代理机构组织的展团。 这种方式适合多次参展、参展经验丰富、出口商品比较特别、工作人员素质较高的企业。 （2）参展企业自行联系展会主办方组织参展工作。 9 三、出国参展的相关事项 （二）出国参展的筹备工作 表 我国企业随团出国参展的筹备工作 时间 具体内容 展前9～10个月 与组织出国展览的代理机构取得联系，索取展会概况、费用表及参展申请表（代理合同）等资料 填好参展申请表（代理合同）并加盖公章后交给代理机构，接着在网上报名