5.3报表的编辑与打印（课件）-《数据库应用基础——Access》同步教学（北京邮电大学出版社）

项目五  报表基础应用 任务一 认识报表 任务二 创建报表 任务三 报表的编辑与打印 项目实训 任务三  报表的编辑与打印 对于已经完成设计的报表，可以在需要时将其打印出来。报表在打印之前一般会进行一些页面设置和打印预览，从而达到理想的效果。 一、报表的页面设置 在 Access 中，可以在报表的打印预览视图中进行报表的页面设置，也可以在设计视图或布局视图的“页面设置”选项卡中进行设置。 在报表的布局视图或设计视图中，单击“页面设置”选项卡下“页面布局”组中的“页面设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框。该对话框中有 3 个选项卡，通过这 3 个选项卡可以对报表页面进行详细的设置。 “打印选项”选项卡：主要对报表的页边距进行设置，并在“示例”框中显示当前设置的页边距的预览效果。可以设置页边距的上、下、左、右 4 个方向的间距，还可以选择是否只打印数据，如图 5-35 所示。 图 5-35 “打印选项”选项卡 “页”选项卡：可以对纸张的大小、纸张的打印方向进行设置，如果有多台打印机， 还可以对打印机进行选择，如图 5-36 所示。 “列”选项卡：用于设置在一页报表中的列数、行间距、列间距、列尺寸以及列布局等， 如图 5-37 所示。 图 5-36 “页”选项卡 图 5-37 “列”选项卡 二、报表的外观设置 设置报表的外观主要是设置报表中文本的字体格式，也可以设置各个控件的格式或者为报表添加图片背景等。 操作步骤 （1）打开 XSXK. accdb 数据库，在导航窗格中找到需要设置外观的报表，如前面创建的“学生信息报表”，单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，打开该报表的设计视图。 （2）切换到“设计”选项卡，单击“页眉 / 页脚”组中的“徽标”按钮，打开“插入图片”对话框，选择所需图片，如图 5-38 所示。 图 5-38 “插入图片”对话框 （3）单击“打开”按钮，即可添加徽标。如果所选图片较大，系统默认会进行缩放， 如图 5-39 所示。 图 5-39 添加徽标 （4）选择报表的标题“学生信息报表”，切换到“格式”选项卡，将标题的字体颜 色设置为蓝色，加粗显示，字号为 20，如图 5-40 所示。 图 5-40 设置标题文本格式 （5）切换到报表的“布局视图”，选中报表内容中的任意一行，在“格式”选项卡下的“背景”组中单击“可选行颜色”按钮，选择一种合适的颜色，如图 5-41 所示。 图 5-41 “可选行颜色”设置 （6）保存设置并切换到“报表视图”，可查看最终的报表效果，如图 5-42 所示。 图 5-42 “学生信息报表”最终效果 三、报表预览与打印 为了更好地了解报表打印出来的效果，通常在打印之前会预览报表的打印效果。如果符合要求便可直接打印，如需调整，则可修改后再次预览。 1. 预览报表 报表设计完成后就可以打印输出了，通常在打印报表之前，应用“打印预览”与“设计视图”修改报表格式与内容，然后再打印报表。 操作步骤 （1）打开数据库文件“XSXK. accdb”，通过数据库窗口打开待打印报表的“打 印预览”视图，就可以预览报表的打印效果。例如打开“学生信息报表”，单击右键，从 弹出的快捷菜单中选择“打印预览”命令，就可以打开该报表的“打印预览”视图，如 图 5-43 所示。 图 5-43 “学生信息报表”的“打印预览”视图 （2）预览完成后，单击“打印预览”选项卡下的“打印”按钮，即可通过打印机打印报表，如图 5-44 所示。 图 5-44 单击“打印”按钮 2. 打印报表 打印报表的最简单方法是直接单击“打印预览”选项卡下的“打印”按钮，随后打开 “打印”对话框。 “打印”对话框分为 3 个部分：“打印机”“打印范围”和“份数”， 如图 5-45 所示。设置完毕后，单击“确定”按钮就可以直接打印了。 图 5-45 “打印”对话框 $$