模块二 项目三 文书的清退和销毁（课件）《文书拟写与档案管理》同步教学（高教版）

模块二 文书办理 项目三 文书的清退与销毁 项目三 文书的清退与销毁 项目三 文书的清退与销毁 文秘部门将完成了公文处理程序的文书进行归类，把具有保存价值的文书保留下来，整理归档，同时以销毁、清退的方式剔除无用文件，防止失密，避免过时无用信息的干扰，可以有效减少文书管理的工作量，提高工作效率。 项目三 文书的清退与销毁 任务1 销毁 一、销毁的含义 按照有关规定，对办理完毕、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，予以销毁。 二、销毁的作用 在于防止失密、避免过时无用信息的干扰、减少文书管理的工作量，提高工作效率。 三、销毁的要求 销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。 四、销毁的工作步骤 步骤一：确定销毁的范围 所有办理完毕、经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料均在销毁范围。具体包括： 1.重份公文、多余副本； 2.临时性、事务性公文； 3.外出参加会议带回的无留存价值的公文； 4.一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等； 4.失去留存价值的统计报表、登记簿册等； 5.不销毁即会失密或泄密，造成严重损失的各种公文材料。 项目三 文书的清退与销毁 四、销毁的工作步骤（续） 项目三 文书的清退与销毁 步骤二：执行销毁的程序 1.凡需销毁的公文，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。 2.销毁重要公文或者标有国家秘密等级的公文，必须填写《公文销毁清单》，有本单位文秘部门负责人审核，保密部门与分管领导审查批准。 项目三 文书的清退与销毁 四、销毁的工作步骤（续） 步骤三：选择销毁的方式 1.纸质公文可以采用粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆等方法销毁； 2.确认需销毁的电子公文，直接永久删除。 3.销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。 任务2 清退 一、清退的含义、作用和要求 （一）含义 公文的清退，就是按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发文机关或指定机关。 （二）作用 1.保证机密公文、重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或失密、泄密现象的发生； 2.保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散； 3.通过定期或不定期地清退办毕公文，提高工作效率。 （三）要求 1.公文清退要建立严格的制度，一年至少清退一次。 2.在清退中如发现有丢失或公文不完整的问题要及时报告主管领导和保密部门，及时追査处理，禁止将保密文件作为废品出售。 项目三 文书的清退与销毁 二、清退的工作步骤 步骤一：确定清退的范围 1.上级组织下发的绝密文件(下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织清退或暂存备查）。 2.限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿。 3.未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。 4.上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要情况通报、有关统计资料、重要简报和信息等。 5.发文机关明确要求退还的公文材料。 6.规定回收的会议文件。 7.有重大错误的公文或被明令撤销的公文。 项目三 文书的清退与销毁 二、清退的工作步骤（续） 步骤二：办理交接手续 清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文清退单(表）》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。 项目三 文书的清退与销毁 任务3 暂存 一、暂存的含义、作用和要求 （一）含义 公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备査阅利用，以后再作处置。 （二）作用 将一部分公文暂时留存保管,便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。 （三）要求 暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管,并按照相关规定加以管理，保证公文的完整、安全。 项目三 文书的清退与销毁 步骤一：确定暂存公文的范围，主要包括： 1.频繁査阅的已归档的文件副本； 2.现行机关需要反复利用的简报、报表等； 3.一时难以准确判定是否留存或销毁的公文等。 步骤二：将需暂存的公文交给单位文书部门统一、集中保管。 二、暂存的工作步骤 项目三 文书的清退与销毁 $$