5.1认识报表（课件）-《数据库应用基础-Access》同步教学（航空工业出版社）

第5章 报表 认识报表 创建报表 完善和美化报表 创建高级报表 打印报表 使用报表，可以灵活地查看和打印摘要数据信息。报表可以按需要的方式显示数据，并按不同的格式查看和打印数据，也可以为报表添加多级汇总、统计和图片等。 模板来自于 http://docer.wps.cn 3 5.1.1 报表的功能 报表不仅可以打印和浏览原始数据；还可以从多个数据表中提取数据进行比较、汇总和小计，并把结果打印出来。 报表可分组生成清单、标签和图表等形式的输出内容，从而更方便处理数据。 报表输出内容的格式可以按照用户的需要定制，从而更易于阅读和理解。 可以为报表添加页眉和页脚，也可以利用图形、图表等辅助元素帮助说明数据的含义。 报表只用于输出数据而没有修改、删除或添加数据的功能。 注意 5.1.2 报表的分类 表格型报表 以行、列方式列出数据记录，一行显示一条记录，每次可以显示表或查询中的多条记录。 组合型报表 含有子报表的报表。 图表型报表 将数据记录的统计结果以图形或图表形式显示。 标签型报表 将特定字段中的数据提取出来，打印成一个个小标签，以粘贴标识物品。 5.1.3 报表的视图 报表视图：用于显示报表，并执行各种数据的筛选和查看方式。 打开报表后，单击功能区左侧的“视图”按钮，可在打开的下拉列表中选择不同的视图模式。 5.1.3 报表的视图 打印预览：用于预先让用户观察报表的打印效果，如果对打印效果不满意，可以随时更改设置。 布局视图：其界面和报表视图差不多，不同之处在于该视图中各个控件的位置可以移动，用户可以重新布局各个控件，删除不需要的控件，设置各控件属性等，但不能添加控件。 5.1.3 报表的视图 设计视图：用于设计和修改报表的结构，添加控件和表达式，设置控件属性，美化报表等。 认识报表 创建报表 完善和美化报表 创建高级报表 打印报表 标签 运用“标签向导”创建一组邮寄标签报表。 空报表 先创建一个空白报表，然后通过将选定的数据表字段添加进报表中创建报表。 报表向导 借助“报表向导”的提示创建报表。 报表设计 进入报表的设计视图，通过添加各种控件，自行设计创建一个报表。 报表 利用当前打开的数据表或查询自动创建一个报表。 创建报表有以下5种方法。 使用报表工具创建报表 步骤 01 启动Access 2010，打开“查询示例”数据库。 步骤 02 单击屏幕左上角的“文件”菜单，在弹出的下拉菜单中选择“数据库另存为”命令。 使用报表工具创建报表 步骤 03 保存数据库为“报表示例”。 步骤 04 在“导航窗格”中双击打开“订单”表。 使用报表工具创建报表 步骤 05 单击“创建”选项卡“报表”组中的“报表”按钮，Access自动创建了一个报表。 步骤 06 按【Ctrl+S】组合键，保存报表为“订单_Report”。 5.2.1 使用报表向导创建报表 在报表向导中，可以选择要在报表上显示的字段，还可以指定数据的分组和排序方式。并且，如果用户事先指定了表与查询之间的关系，还可以使用来自多个表或查询的字段。 所谓分组，就是以数据表中的某一字段作为分类和汇总的依据，把数据表中的数据信息按照该字段进行分类显示。此外，打印报表时，通常需要按特定顺序组织记录。 对于很多报表来说，仅对记录进行排序还不够，有时还需要将它们按组划分。组是记录的集合，并且包含对该组内容的介绍性信息和汇总信息，如页眉。 14 创建分组报表 步骤 01 打开“报表示例”数据库。 步骤 02 单击“创建”选项卡“报表”组中的“报表向导”按钮，弹出“报表向导”对话框。 步骤 03 在“表/查询”下拉列表中选择“表：采购订单”，并将该表中的“采购订单ID”“供应商ID”“运费”和“批准日期”字段添加到“选定字段”列表框中。 创建分组报表 步骤 04 继续在“表/查询”下拉列表中选择“表：采购订单明细”，并将该表中的“产品”“采购数量”和“单价”字段添加到“选定字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮。 创建分组报表 步骤 05 弹出设置数据查看方式的对话框，由于要创建的报表是基于两个数据表，因此对话框中提供了两种查看方式，此处选择“通过 采购订单”方式，然后单击“下一步”按钮。 创建分组报表 步骤 06 弹出“是否添加分组级别？”对话框，在左边列表框中选择“供应商ID”字段作为分组依据，然后单击“下一步”按钮。 步骤 07 弹出设置数据排序次序的对话框，此处选择“单价”“升序”。 创建分组报表 单击图5-17中的“汇总选项”按钮，将弹出“汇总选项”对话框。用户可以在该对话框中对选定字段中的数字型、货币型字段设置汇总选项。 注意 创建分组报表 步骤 08 单击“下一步”按钮，弹出设置报表布局方式对话框，此处有3种布局方式可供选择，“方