7.2 导入外部数据（课件）-《数据库应用基础-Access》同步教学（航空工业出版社）

第 7 章 数据的导入、导出与安全性设置 通过前面的学习，相信大家已经掌握了Access 2007的大部分功能。 本章主要学习Access 2007提供的一些实用工具，如数据库对象查看工具、数据库性能分析工具等。另外，为进一步提高数据录入的效率和提高数据库安全性，还介绍了Access 2007数据库中数据的导入、导出与安全性设置相关知识。 本章导读 Microsoft Office Access 2007 掌握数据库实用工具的用法 掌握导入外部数据的方法 掌握导出数据到外部文件的方法 3 学习目标 掌握数据安全性设置方法 4 7.2 导入外部数据 在Access中对来自外部的数据有两种操作方法：导入和链接。导入是将其他程序的文件数据直接嵌入到Access表中；链接则只是在Access中保存源数据的地址，源数据并没有真正嵌入到Access数据库。这两种方法的区别在于：导入方式下，原数据的改变不影响Access表中的数据；而链接方式下，原数据所做的任何改变均会影响到Access链接的数据。 第 页 7.2 导入外部数据 在Access 2007数据库中可以导入的文件类型有很多。例如，dBASE文件、Excel文件、HTML及XML文件、文本文件、ODBC数据库文件等。下面以在“公司客户管理系统”数据库中导入Excel文件“学员名单”（参见下图）为例，介绍一下导入文件的方法。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 打开“公司客户管理系统”数据库，单击“外部数据”选项卡“导入”组中的“Excel”按钮，弹出“获取外部数据-Excel电子表格”对话框，如图所示。 选择其他导入选项（如文本文件），则会打开相应的导入向导，根据向导中的提示操作，即可导入对应的数据（文本文件中的数据） 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 在上图所示对话框中一共有3个导入选项，选择“向表中追加一份记录的副本”单选钮，则可以选择要添加记录的目标表。此时，如果指定的数据表已经存在，则向数据表中添加记录；如果指定的数据表不存在，则会创建一个单独的数据表。至于第3个选项的作用，将在7.2.2节进行介绍。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 在“获取外部数据-Excel电子表格”对话框中，单击“浏览”按钮，在弹出的“打开”对话框中选择本书配套素材“第7章”>“学员名单.xlsx”文件，然后在“获取外部数据-Excel电子表格”对话框中选择“将源数据导入当前数据库的新表中”单选钮，单击“确定”按钮，如图所示。 选择其他导入选项（如文本文件），则会打开相应的导入向导，根据向导中的提示操作，即可导入对应的数据（文本文件中的数据） 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 弹出“导入数据表向导”对话框，可以看到该Excel电子表格中共有3张Sheet表，此处选择“显示工作表”单选钮和“Sheet1”选项，单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 弹出选定字段名称的界面，勾选“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 弹出指定字段界面，单击下方预览窗格中的各个列，可以在上面显示相应的字段信息，设置字段名称、数据类型等参数，最后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 弹出设置主键界面，选中“我自己选择主键”单选钮，并在右侧的下拉列表中选择“学号”字段，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 在弹出的界面中输入数据表名称“学员名单”，单击“完成”按钮，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 弹出是否要保存导入步骤的界面，勾选“保存导入步骤”复选框，在“说明”文本框中输入必要的说明信息，单击“保存导入”按钮，完成导入数据和保存导入步骤，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 保存数据的导入步骤后，下次再导入该表中的数据时，不必通过数据导入向导，可直接在“外部数据”选项卡下“导入”组中单击“已保存的导入”按钮，在弹出的对话框中运行保存的导入步骤即可。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 在导航窗格中可以看到“学员名单”已经导入，如图所示。 第 页 7.2 导入外部数据 7.2.1 导入外部数据 “链接数据”就是将原文件中的数据链接到Access数据库表中，原文件中的数据与数据库中的链接数据存在动态的链接关系。例如，当源文件被修改以后，修改后的结果也会同步显示到目标