5.2 创建报表（课件）-《数据库应用基础-Access》同步教学（航空工业出版社）

第 5 章 报表—— 创建“图书管理系统”的报表 要打印数据库中的数据，最好的方法是使用报表。报表是Access数据库中专门用于统计、汇总和打印数据的对象。 本章通过设计“图书管理系统”数据库中的报表，来学习报表的各种创建和操作方法。 本章导读 Microsoft Office Access 2007 了解报表 掌握简单报表的创建方法 掌握报表的基本操作 学习目标 了解子报表和交叉报表的创建方法 掌握打印报表的方法 5.2 创建报表 标签 空报表 报表向导 报表设计 报表 利用当前打开的数据表或查询自动创建一个报表。 运用“标签向导”创建一组邮寄标签报表。 先创建一个空白报表，然后通过将选定的数据表字段添加进报表中建立报表。 借助“报表向导”中的提示创建报表。 进入报表的设计视图，通过添加各种控件，自行设计建立一个报表。 在Access 2007“创建”选项卡下的“报表”组中，可以看到创建报表有5种方法，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 使用Access 2007可以自动创建报表，这也是创建报表最快捷的方法。用户需要做的就是选定一个要作为数据源的数据表或查询。下面以“图书管理系统”数据库的“读者表”作为数据源，说明自动创建报表的方法。 打开前面操作过的“图书管理系统”数据库（或直接打开本书配套素材“第4章”>“图书管理系统”数据库），在导航窗格中单击选中“读者表”，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.1 自动创建报表 单击“创建”选项卡“报表”组中的“报表”按钮，Access即自动进入报表的布局视图，并出现用来操作报表的“格式”“排列”和“页面设置”选项卡，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.1 自动创建报表 单击快速访问工具栏中的“保存”按钮 ，在弹出的“另存为”对话框中，将报表命名为“读者情况表”，然后单击“确定”按钮，保存报表，如图所示。最后单击报表名右侧的“关闭”按钮 ，关闭报表。 可以看到，自动创建的报表是以表格形式显示数据记录的，因此这种报表也被称为表格式报表。表格式报表不同于表格式窗体或数据表，它通常用一个或多个字段值将数据分组，并在每一个分组中计算和显示数值的小结信息和统计信息。通常在对比相同字段的数据时使用表格式报表。 自动创建的报表一般并不完全符合实际需要，还需要在报表的布局视图（步骤二图所示便是报表的布局视图）或设计视图中进行修改。 第 页 5.2 创建报表 5.2.1 自动创建报表 所谓分组，就是以数据表中的某一字段作为分类和汇总的依据，把数据表中的数据按照该字段进行分类显示。此外，打印报表时，通常需要按特定顺序组织记录。例如，在打印图书列表时，可能希望按图书编号的顺序对记录进行排序。 在报表向导中，可以选择要在报表上显示的字段，还可以指定数据的分组和排序方式。并且，如果用户事先指定了表与查询之间的关系，还可以使用来自多个表或查询的字段。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在“图书管理系统”数据库中单击“创建”选项卡“报表”组中的“报表向导”按钮（如图所示），弹出“报表向导”对话框。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在“报表向导”对话框的“表/查询”下拉列表中选择“表：借书表”，并将该表中的“借书证号”“图书编号”“借出日期”和“应还日期”字段添加到“选定字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在打开的界面中设置是否添加分组级别，此处在左侧列表框中选择“借书证号”，然后单击 按钮，以该字段作为分组的依据，接着单击“下一步”按钮 ，如图所示。 单击“分组选项”按钮，在弹出的对话框中可对分组进行设置 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在打开的界面中设置数据排序次序（最多可按4个字段对记录进行排序），本例选择按“应还日期”升序排列，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在打开的界面中设置报表的布局方式和方向（“方向”为报表打印的方式），本例选择“递阶”和“纵向”单选钮，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在打开的界面中选择报表样式，本例选择“Northwind”，然后单击“下一步”按钮，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 在打开的界面中输入报表标题“图书借阅表”，然后单击“完成”按钮，完成报表的创建，如图所示。 第 页 5.2 创建报表 5.2.2 利用向导创建报表 单击“完成”按钮后，进入报表的打印预览视图（5.5节将介绍该视图的应用