5.3 报表的基本操作（课件）-《数据库应用基础-Access》同步教学（航空工业出版社）

第 5 章 报表—— 创建“图书管理系统”的报表 要打印数据库中的数据，最好的方法是使用报表。报表是Access数据库中专门用于统计、汇总和打印数据的对象。 本章通过设计“图书管理系统”数据库中的报表，来学习报表的各种创建和操作方法。 本章导读 Microsoft Office Access 2007 了解报表 掌握简单报表的创建方法 掌握报表的基本操作 3 学习目标 了解子报表和交叉报表的创建方法 掌握打印报表的方法 4 4 5.3 报表的基本操作 窗体是由窗体主体和各种控件组合而成，一般来说，在窗体中见到的任何对象，如图片、单选钮、复选框和命令按钮等都是控件。控件是构成窗体的主要元素，用户可以利用控件在窗体中输入、显示和修改数据，以及执行其他操作。因此，灵活地运用控件，可以设计出功能更加强大，界面更加美观的窗体。 第 页 5.3 报表的基本操作 页面页眉 组页眉 主体 组页脚 页面页脚 报表页眉 报表页眉中的信息只在报表的开头显示，因此一般用来放置出现在报表封面上的信息，如徽标、标题或日期等。 页面页眉中的信息将显示在报表的每一页顶部。 组页眉中的信息显示在每个新记录组的开头，用于显示组名称。 在报表主体中可以设置和添加各种报表控件，用以显示数据，被显示的数据（数据源）可以在“属性表”窗格中设置。 组页脚中的信息可显示在报表每页的结尾，一般用来放置组的汇总信息。 页面页脚中的信息将显示在每一页的结尾，一般用来放置页码或每一页的特定信息，如当前时间。 设计视图的工作区分为7节（也就是将报表分为7个部分），下面分别介绍。 报表页脚 报表页脚中的信息只在报表结尾处显示一次，一般用来放置针对整个报表的汇总信息。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.1 为报表添加节 在设计视图中，“报表页脚”显示在“页面页脚”的下方。不过，在打印或预览报表时，在最后一页上，“报表页脚”位于“页面页脚”的上方，紧靠最后一个“组页脚”或明细行之后。 默认情况下，设计视图的工作区只有“页面页眉”“主体”和“页面页脚”三个节，而有的报表要求只有一个“主体”节即可，如上一节提到的标签式报表。用户可根据需要对节进行添加或删除。 对节进行的操作较为简单，此处仍然以“图书管理系统”数据库为基础库，介绍在报表“设计视图”中添加节的操作。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.1 为报表添加节 在“图书管理系统”数据库导航窗格中右击前面创建的“读者借阅记录”报表，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，打开报表的设计视图，如图所示。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.1 为报表添加节 在工作区内右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“报表页眉/页脚”命令，这样即给报表添加了页眉和页脚，如图所示。最后将报表保存。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.1 为报表添加节 “报表页眉/页脚”节的删除操作也比较简单，在以上图中，再次选择“报表页眉／页脚”命令，即可将“报表页眉”和“报表页脚”两节删除。“页面页眉”和“页面页脚”两节也可以通过选择“页面页眉／页脚”添加或删除，但不能删除“主体”节。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.1 为报表添加节 在“图书管理系统”数据库导航窗格中右击前面创建的“读者借阅记录”报表，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，打开报表的设计视图。 在报表中直接显示当前时间有助于记录报表的打印时间；而在报表中插入页码则有助于对打印出来的报表进行排序，以免报表页数太多，产生混乱。用户可通过在工作区中添加文本框，并设置文本框的属性实现在报表中插入当前时间和页面页码。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.2 在报表中插入时间和页码 单击“设计”选项卡“控件”组中的“文本框”按钮 ，在“报表页眉”节中按住鼠标左键并拖动，形成大小合适的文本框，然后在左侧的标签框中输入“当前时间”，在文本框中输入“=now（）”，如图所示。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.2 在报表中插入时间和页码 用同样的方法在“页面页脚”节中创建一个文本框，在标签框中输入“显示页码”，在文本框中输入“=[page]”，如步骤2图所示。最后保存报表，并切换到报表视图，效果如图所示。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.2 在报表中插入时间和页码 单击“报表设计工具 设计”选项卡“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，打开“分组、排序和汇总”窗格，单击“添加排序”按钮，如图所示。 在“图书管理系统”数据库导航窗格中右击前面创建的“读者情况表”报表，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，打开报表的设计视图，如图所示。 第 页 5.3 报表的基本操作 5.3.3 报表数据排序 在打开的排序依据窗格中，单击“选择字段”