第七章 国际贸易单证的管理（课件）-《国际贸易单证实务》同步教学（北京理工大学出版社）

第七章 国际贸易单证的管理 第一节 单证机构设置、 管理与考核 第二节 跟单信用证下单证的风险 1 第一节 单证机构设置、 管理与考核 一、 单证工作机构设置 从外贸系统内各个专业公司的单证制作程序来看， 大致有下列三种形式: (１) 分段法， 业务部门缮制分析单， 由单证部门负责缮制各种结汇单证及送银行结汇。 (２) 流水法， 缮制分析单、 缮制各种结汇单证、 交单结汇。 由各个业务环节分别负责，流水操作。 (３) 一条龙法， 即缮制分析单、 缮制各种托运单证、 结汇单证， 送银行议付， 均由同一单证员操作完成。 下一页 返回 第一节 单证机构设置、 管理与考核 上述三种形式各有利弊， 但从提高工作效率出发， 还是第三种比较理想。 由于前面两种形式， 一份单证要流转多人之手， 不易查找， 而且单证员知识面相对狭窄， 遇有问题， 往往联系不顺畅， 不利于了解和掌握全面的单证业务知识。 而第三种形式， 一竿子到底， 除了能培养多功能型的单证员外， 还可以兼顾到经办单证的轻、 重、 缓、 急。 单证员经过长期业务活动， 能摸索出自己负责这项工作的规律， 发挥主观能动性， 从而建立起一套科学化的工作秩序。 二、 单证管理的意义 对外贸易单证是对外贸易业务活动的资料， 是商品流通的原始凭证。 它反映了整个商品流转过程， 在一定的时间内， 是一套重要的业务档案资料， 具有重要的查考价值。 因此， 交单以后各企业应加强单证的档案管理。 上一页 下一页 返回 第一节 单证机构设置、 管理与考核 ( 一) 为统计提供原始资料 在对外贸易业务活动中， 通过对单证的整理分类， 登记统计， 做到心中有数， 与掌握货源、 组织货源， 衔接计划进货、 摸清外销进程、 促进贸易任务的完成有着密切的关系。 特别是对外贸企业计划的编制、 检查计划完成进度、 实现计划的准确性有重要的意义。 ( 二) 为分析外贸工作质量提供资料 检查外贸企业各项工作指标完成进度均需要资料， 如对外贸计划准确性、 履约率、 资金周转率、 费用指标以及流通费用等各项指标的资料积累等。 由此可见， 外贸单证是提供这些数据的可靠依据， 可以促进外贸企业经营管理的改善。 上一页 下一页 返回 第一节 单证机构设置、 管理与考核 ( 三) 为查询和处理业务差错事故提供资料 在外贸业务活动中， 差错事故时有发生。 特别是当商品数量溢缺， 品名规格 ( 等级) 不符， 国别 ( 地区) 互串、 错收、 错运、 多装、 少装等差错事故发生时， 必须查明原因，分清责任， 吸取教训， 加强教育， 采取措施， 防范今后， 以达到安全优质的标准， 不断提高外贸工作质量。 这些均要求外贸单证提供必要的资料。 三、 单证的管理方法 外贸业务中各项单证经过多环节的操作流转， 反映了商品流转的全过程， 为业务上的测算和考核提供了依据， 可供有关部门查询核实。 在业务成交后， 要全面收集汇总单证， 并进行认真的检查核对， 整理装订， 编号归类， 列档存查， 妥善保管。 上一页 下一页 返回 第一节 单证机构设置、 管理与考核 外贸单证保管的形式一般有两种: 分散归档和集中归档。 前者由各经办部门分别自行保管， 后者由专门部门负责集中统一保管。 虽然单证保管的方法与形式不同， 但总的单证保管要求相同， 都应该做到单证齐全、 单证相符、 顺次排列、 装订整齐、 查询方便、 有利业务。 四、 单证工作的考核 外贸单证工作的考核是提高单证质量和工作效率的有效方法， 也是培养单证工作人员，使之不断增长业务知识、 提高技术水平的有力措施。 单证工作的考核必须做到针对性强， 要求明确。 考核的指标要有一定的可比性， 便于对照检查。 考核的方法要简单易行， 才能持之以恒， 取得明显的效果。 考核成绩优良的， 企业应该给予必要的鼓励， 以提高单证工作人员的工作积极性。 上一页 下一页 返回 第一节 单证机构设置、 管理与考核 单证工作考核的内容大致有两个方面: 一方面是对单证工作人员业务素质的考核， 主要是通过对单证工作人员的培训、 教育以及开展业务竞赛来进行， 以促进单证人员的理论和实务、 业务和技术水平的提高。 另一方面， 是通过确定考核指标， 提出单证人员的努力方向。 从外贸企业的目前状况来看， 考核单证工作的四大指标是: 单证差错率、 预审率、 当天交单率、 逾期交单率。 ( 一) 单证差错率 所谓单证差错率是指外贸企业每月单证差错点占全月交单总数的比率。 为了提高外贸企业的单证质量， 中国银行系统的不少地区分行在日常审单过程中对外贸企业出口单据中的差错作了记录， 每月将差错率向有关外贸企业以书面形式通报一次。 由于中国银行对差错率的统计在一定程度上反映了各外贸企