2.4 数据的查找、替换、排序和筛选（课件）-《数据库应用基础-Access》同步教学（航空工业出版社）

第 2 章 表—— 创建和编辑“图书管理系统”的表 表是Access数据库中最基本的对象，是数据库所有其他对象的数据源。因此在设计数据库时，应首先规划并创建好需要的表。 本章将通过为“图书管理系统”数据库设计表，来学习创建表，以及设置字段属性和表关系等的方法。 本章导读 Microsoft Office Access 2007 掌握创建和修改表的方法 掌握设置表中字段的数据类型、属性和主键的方法 掌握表关系的建立、查看与编辑方法 3 学习目标 掌握表中数据的查找、替换、排序和筛选方法 了解记录的添加、删除和格式设置方法 4 4 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 当数据库中的数据较多时，查找或替换数据就显得比较困难。因此Access 2007提供了专门的工具用于查找和替换数据。另外，利用排序和筛选数据可以更容易地查看需要的数据内容。 第 页 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 下面以“图书表”为例，介绍在数据表中查找数据的操作。 打开要查找数据的表，如图书表，选中要查找的列（如果要在整个表中查找，请将整个表选中），如“书名”列，在“开始”选项卡的“查找”组中单击“查找”按钮（或按【Ctrl+F】组合键），如图所示。 第 页 2.4.1 在“图书表”中查找数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，然后单击“查找下一个”按钮，找到的内容会以选中的状态显示，如图所示。 第 页 2.4.1 在“图书表”中查找数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 如图所示的“查找和替换”对话框中，如果用户要在整个表中查找数据，则可以在“查找范围”下拉列表中选择“数据表名称：表”项进行查找。“匹配”项一般无需更改，“搜索”项进行设置后，可以选择搜索的顺序，设置“自上而下”或是“自下而上”进行搜索。 第 页 2.4.1 在“图书表”中查找数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 下面以“借书表”为例，介绍在数据表中进行数据替换的操作。 打开要替换数据的表，如借书表，选中要替换数据的列或整个工作表，在“开始”选项卡的“查找”组中单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。 在“查找和替换”对话框的“查找内容”文本框中输入要替换的文本，在“替换为”文本框中输入替换的内容，单击“全部替换”按钮，稍微等一会，系统会提示“您将不能撤销该替换操作”，单击“是”按钮，即可将数据替换，如图所示。 第 页 2.4.2 替换“借书表”中的数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 在上图所示的“查找和替换”对话框中，单击“替换”按钮，可逐一查找数据并替换；对于查找到的不需替换的数据，还可单击“查找下一个”按钮跳过。 第 页 2.4.2 替换“借书表”中的数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 使用排序功能可以使数据按一定次序排列，从而更方便查阅。在数据表视图中打开某个表后，用鼠标右击要进行排序的列标题，选择“升序”或“降序”命令；或者选择要排序的列后，单击“开始”选项卡“排序和筛选”组中的“升序” 或“降序” 按钮，即可使该表中的记录按照该列的数据进行升序或降序排列，如图所示。 第 页 2.4.3 排序数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 如果要使用多个列进行排序，可以直接选中多个列，然后单击“升序”或“降序”按钮。进行多列排序时，首先按所选第1列进行排序，第1列相同的记录再按照第2列进行排序，以此类推。 第 页 2.4.3 排序数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 当表中记录较多时，查阅数据会很不方便，此时可使表中仅显示符合条件的记录，将不需要的记录隐藏，从而节省查阅时间。在Access 2007中建立筛选的方法有多种，下面通过对“图书表”中的数据进行筛选，介绍常用的筛选方法。 1.简单筛选 在表的数据表视图中，用户可以单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中建立简单的筛选。 第 页 2.4.4 筛选“图书表”中的数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 打开“图书管理系统”数据库的“图书表”，进入该表的数据表视图，在“分类号”列中的任意位置右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“文本筛选器”，然后选择一种筛选条件，如“等于”菜单，如图示。 第 页 2.4.4 筛选“图书表”中的数据 2.4 数据的查找、替换、排序和筛选 弹出“自定义筛选器”对话框，在文本框中输入“A002”，然后单击“确定”按钮，如图所示。 Access将按照“分类号=A002”的条件进行筛选，运行筛选后的数据表如图所示。 按下“切换筛选”按钮 将显示所有符合筛选条件的记录，否则将显示所有不符合筛选条件的记录 第 页 2.4.4 筛选“图书表”中的数据