项目七 会计档案整理与保管(课件）-《基础会计》同步教学（北京理工大学出版社）

项目七 会计档案整理与保管 任务1 装订凭证 任务2 会计档案保管 返回 任务1 装订凭证 项目活动1:整理会计凭证 会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是记账的重要依据。会计凭证是会计资料的重要组成部分，也是形成其他会计资料的重要来源。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。 会计凭证的整理方法是: (1)把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证进行分类。记账凭证一般分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三种，应根据不同的种类，按顺序号或按时间逐张排放好。 (2)整理记账凭证的附件(原始凭证)，补充遗漏的、必不可少的核算资料，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料。 (3)清除订书钉、曲别针、大头针等金属物。 (4)将每一类记账凭证按适当厚度分成若干本。 下一页 返回 任务1 装订凭证 项目活动2:会计凭证的装订 在装订会计凭证前，检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小号到大号是否连续，把填制好的记账凭证按顺序号排列好，防止编号颠倒;制单、记账、稽核责任者没签字盖章的，要补齐并加盖戳印;编制记账凭证汇总表，试算平衡后，与总账核对，账表相符后，方可着手进行装订。每月装订会计凭证的本数应该根据单位业务量大小来确定，避免过厚或过薄，订本太厚翻阅不便，订本太薄不好保管、容易散失。不准跨月装订，订会计凭证要加封面、封底_凭证封面的格式，如表7一1所示。 会计凭证的装订办法较多，通常的装订办法有“角订法”和“侧订法”等。 上一页 下一页 返回 任务1 装订凭证 (1)角订法。采用此方法，要先准备一些装订工具，如铁锥(或打孔机)、剪刀、铁夹、线绳、粉糊、三角包纸(牛皮纸)等;然后将记账凭证的左、上、下对齐;接着便是加封面并用铁夹夹牢;附后，使用包角纸包角。包角纸的大小一般为边长13 cm的正方形铡去1/3。 (2)侧订法。侧订法与“角订法”的不同之处是采用左侧面装订。装订时再加一张纸复在封面上(此封面长，反面朝上)，以底边和左侧为准，墩齐、夹紧，在左侧打3个孔，把线绳的中段从孔中引出、留扣，再把线绳从两端孔引过，并套入中间的留扣中，用力拉紧系好，余绳剪掉。复底纸上涂上粉糊，翻转后将左侧和底部粘牢，晾干后，写好封面有关内容即可存查。 上一页 返回 任务2 会计档案保管 项目活动1:会计档案的内容及归档要求 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下几类。 ①会计凭证类:原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 ②会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 ③财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 ④其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 下一页 返回 任务2 会计档案保管 会计档案的归档时间与归档要求: 当年形成的会计资料，由财务会计部门的专(兼职)人员，在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，财务会计部门应编制移交清册，移交本单位综合档案室统一保管。 移交本单位综合档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同财务会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。各单位要建立立阅归档、移交、借阅、保管、销毁等制度。 项目活动2:会计档案的整理 一、会计凭证的整理与装订 会计凭证按月、按记账分类和编号顺序进行整理。折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷如图7一1所示。 上一页 下一页 返回 任务2 会计档案保管 二、会计账薄的整理 年度终了，对当年形成的会计账簿，要按照账簿种类整理立卷，统一归档。具体方法是: (1)订本账在原装订本正面贴上“会计账簿封面”。 (2)活页或卡片账页，先去掉空自页，其中的明细分类账户按其所属总分类科目的编码顺序排列，并依次编定页号，然后将账页总数填人账簿扉页“账簿启用表”，填写账簿目录表再加具“会计账簿封面”一并装订。 (3)若账页较少，可先将保管期限相同的几种账簿依次排列，并统编页号，再在卷内目录中写明每种账的名称、页号，最后加具“会计账簿封面”一并装订。 上一页 下一页 返回 任务2 会计档案保管 (4)会计账簿封面项目及填写要求:封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号。①单位名称填写全称;②题名按组卷不同，分别填写现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账;③保管期限填写15年或25年;④年度和案卷号均填写阿拉伯数字。 会计账簿封面如图7一2所示。 三、财务报告的整理 会计报表一般在年度终了后，由专人统一收集、整理、装订并归档。整理时，将全年的会计报表，按时间顺序排列并