5.4会计凭证的传递与保管(课件）-《基础会计》同步教学（北京理工大学出版社）

第五章会计凭证 第一节会计凭证的作用与种类 第二节原始凭证 第三节记账凭证 第四节会计凭证的传递与保管 1 第四节会计凭证的传递与保管 一、会计凭证的传递 (一)会计凭证传递的意义 正确组织会计凭证的传递，对于提高会计核算资料的及时性、正确组织经济活动、加强经济责任、实行会计监督具有重要意义。 1.正确组织会计凭证的传递，有利于提高工作效率 正确组织会计凭证的传递，能够及时、真实反映和监督各项经济业务的发生和完成情况，为经济管理提供可靠的经济信息。 2.正确组织会计凭证的传递，能更好地发挥会计监督作用 正确组织会计凭证的传递，便于有关部门和个人分工协作，相互牵制，加强岗位责任更好地发挥会计监督作用。 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 (二)会计凭证传递的基本要求 1.根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证的传递程序 由于企业生产经营业务的内容不同，企业管理的要求也不尽相同。在会计凭证的传递过程中，要根据具体情况，确定每一种凭证的传递程序和方法，合理制订会计凭证所经过的环节，规定每个环节负责传递的相关责任人员，规定会计凭证的联数以及每一联凭证的用途，做到既可使各有关部门和人员了解经济活动情况、及时办理手续，又可避免凭证经过不必要的环节，以提高工作效率。 上一页 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 2.规定会计凭证经过每个环节所需要的时间，以保证凭证传递的及时性 会计凭证的传递时间，应考虑各部门和有关人员的工作内容和工作量在正常情况下完成的时间，明确规定各种凭证在各个环节上停留的最长时间，不能拖延和积压会计凭证，以免影响会计工作的正常程序。一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，不允许跨期，否则将影响会计核算的准确性和及时性。 3.会计凭证在传递过程中的衔接手续，应该做到既完备、严密，又简单易行 凭证的收发、交接都应当按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。 上一页 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 会计凭证的传递程序、传递时间和衔接手续明确后，制订凭证传递程序，规定凭证传递路线、环节及在各个环节上的时间、处理内容及交接手续，使凭证传递工作有条不紊、迅速有效地进行。 二、会计凭证的保管 (一)会计凭证的整理归类 会计部门在记账以后，应定期(一般为一个月)将会计凭证加以归类整理，即把记账凭证及其所附的原始凭证，按记账凭证的编号顺序进行整理，在确保记账凭证及其所附原始凭证完整无缺后，将其折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防散失和抽换。在封面上要注明单位名称、凭证类别、所属年月和起止日期、起止号码、凭证张数等。 上一页 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 会计主管或指定装订人员要在装订线封签处签名或盖章，然后入档保管。会计凭证封皮见表5-14。 对于数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管。在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”字样。各种经济业务合同和重要的涉外文件等凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证上注明。 从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，方可代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应当由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。 上一页 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 (二)会计凭证的造册归档 会计部门按照归档的要求，对每年的会计凭证都应整理立卷或装订成册。当年装订成册的会计凭证，在年度终了可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人负责。出纳人员不得兼管会计档案。 (三)会计凭证的借阅 会计凭证原则上不得借出，如有特殊需要，须报请批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。需要查阅已入档的会计凭证时，必须办理借阅手续。其他单位因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人批准，可以复制。但向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。 上一页 下一页 返回 第四节会计凭证的传递与保管 (四)会计凭证的销毁 会计凭证的保管期限一般为15年。保管期未满，任何人都不得随意销毁会计凭证。按规定销毁会计凭证时，必须开列清单，报经批准后，由档案部门和会计部门共同派员监销。在销毁会计凭证前，监督销毁人员应认真清点核对;销毁后，在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况向本单位负责人汇报。 上一页 返回 表5-14会计凭证封皮 返回 $$