5.1报表的创建(课件）-《数据库应用基础——Access 2016》同步教学（上海交通大学出版社）

项目5 报表的创建与设计 目录/CONTENTS 报表的设计 报表的创建 01 02 行业PPT模板http://www.1ppt.com/hangye/ 01 报表的创建 在创建“学籍管理系统”数据库之后,同学们想将某些数据提交给老师,却发现目前只能在数据库中查看,报表提供的打印和数据汇总功能正好可以解决这个问题。 任务导入 任务分析 本次任务需要在理解报表相关功能的基础上,掌握快速创建报表的操作方法,主要有如下几个重点需要学习和掌握: 2 使用“报表”按钮创建报表。 1 使用“报表向导”按钮创建报表。 3 使用“报表设计”按钮创建报表。 4 使用“标签”按钮创建报表。 必备知识 1.报表与窗体的异同 报表与窗体在设计和使用上有许多相似之处,它们的数据源都是表、查询或SQL语句,两者之间可以相互转换;窗体设计中所进行的控件的添加、复制、移动、删除及布局等操作,都可以应用在报表的设计过程中。两者不同的是,在窗体中可以输入数据,而报表则侧重于按指定格式输出与显示数据。 必备知识 2.报表的功能与组成 报表是将信息和数据用打印机以打印形式输出与展示的一种有效形式。报表的数据源大多数是表、查询或SQL语句。通过报表,用户可以控制数据格式,获取数据汇总,并以所需的任意顺序对数据进行排序。使用报表还可以控制报表上所有内容的外观,并按照所需方式显示要查看的信息。报表是打印和复制数据库管理信息的最佳方式,可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以在屏幕上输出,也可以被传送到打印设备中打印输出。 必备知识 (1)报表的功能。报表作为Access 2016数据库的一个重要组成部分,除了可用于数据分组,单独提供各项数据并执行计算外,还提供以下功能: ①可以制成各种丰富的格式,从而使用户的报表更易于阅读和理解。 ②可以插入图片、图表以及其他OLE对象美化报表设计。 ③可以在每页的顶部和底部打印具有标识信息的页眉及页脚。 2.报表的功能与组成 必备知识 (1)报表的功能。 ④可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。 ⑤可包含子窗体和子报表。 ⑥能按特殊格式排版,如可生成发票、电话和标签等。 ⑦能打印所有表达式的值。 2.报表的功能与组成 必备知识 (2)报表的组成。报表的结构和窗体的结构相似,也分为5个节,包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚,如图5-1所示。分组报表中还有组页眉和组页脚两个节,它们是报表所特有的。报表中的内容以节来划分,每一个节都有特定的目的,并按照一定的顺序打印在页面和报表上。 2.报表的功能与组成 图5-1 报 表 的 结 构 必备知识 (2)报表的组成。 ①报表页眉。报表页眉出现在整个报表的开头处,而且只出现一次。报表页眉显示整个报表的一般性说明文字,以及报表的标题、图标等,让用户一眼就能看出报表所包括的主要内容。报表页眉一般和页面页眉一起显示在首页。报表页眉打印在第一页的页眉之前,但如果报表很大,则有必要把报表页眉单独设置成一页来作为封面。 2.报表的功能与组成 必备知识 (2)报表的组成。 ②页面页眉。页面页眉中的文字或控件一般显示在每页的顶端,通常用来显示数据的列标题。可以给每个控件文本标题设置特殊的效果,如颜色、字体和大小等。一般来说,把报表的标题放在报表页眉中,该标题打印时在第1页的开始位置出现;如果将标题移动到页面页眉中,则该标题在每一页上都会显示。 2.报表的功能与组成 必备知识 (2)报表的组成。 ③组页眉。组页眉出现在报表每一个分组字段的开始位置,用于显示该组的标题及相关信息,还可以显示分组字段的名称等。如果报表有多个层次性的分组,则对应的组页眉也有多个,而且从上到下按分组级别的高低依次排列。组页眉中主要安排文本框和其他类型控件显示分组字段等数据信息,可以建立多层次的组页眉和组页脚,但不可分出太多的层。 2.报表的功能与组成 必备知识 (2)报表的组成。 ④主体。主体节包含了报表数据的主体,报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节中。该部分显示报表的详细记录。 ⑤组页脚。在报表中,页眉和页脚总是对应出现的,组页脚对应着组页眉。组页脚出现在报表每一个分组字段的末尾位置,用于显示该组的总结性信息。 2.报表的功能与组成 必备知识 (2)报表的组成。 ⑥页面页脚。页面页脚和页面页眉对应,出现在报表每一页的末尾,其信息包括报表页码、日期等。值得注意的是,页面页脚和页面页眉显示在同一页,因此要避免两者信息的重复。页面页脚与页面页眉使用同样的命令,成对地添加或删除。 ⑦报表页脚。报表页脚用于在报表的底部放置信息,如报表总结和总计数等。 2.报表的功能与组成 必备知识 3.报表的视图 与其他Access对象相同,在报表中进行不同的操作需要在不同的视图下进行。在Access 2016中,报表的视图分为设