5.2报表的设计(课件）-《数据库应用基础——Access 2016》同步教学（上海交通大学出版社）

项目5 报表的创建与设计 目录/CONTENTS 报表的设计 报表的创建 01 02 行业PPT模板http://www.1ppt.com/hangye/ 02 报表的设计 通过报表、报表向导、标签等能够按照系统预设的版式快速创建报表,也可以根据实际需要设置更加复杂的报表。 任务导入 任务分析 在“学籍管理系统”数据库中,自定义设计报表在布局、背景等方面的设置更加灵活,可以加入数据表达式使统计、计算功能更加强大。 本次任务有如下几个重点需要学习和掌握: 2 使用报表进行计算。 1 创建交互式动态报表。 3 使用报表进行分组。 必备知识 1.报表的分组和排序功能 报表的主要功能是数据显示,所以对于一个报表而言,如果其中的数据显示得杂乱无章,就会使报表的功能受到很大的影响。要使报表中的记录条理清晰地显示,使用分组和排序功能是一个不错的选择。 可以通过“分组、排序和汇总”窗格进行分组排序。单击“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮,在窗口下方出现“分组、排序和汇总”窗格,可以在该窗格中设置较为复杂的分组或排序,如图5-28所示。 必备知识 图5-28 “分组、排序和汇总”窗格 必备知识 1.报表的分组和排序功能 虽然在报表的设计视图与布局视图中都能够对报表中的记录进行分组和排序等设置,但是由于在布局视图中可以实时看到对报表中记录操作的结果,所以在报表的布局视图中进行记录的分组和排序是最合适的。 2.报表数据运算 在Access 2016中,如果要计算报表中所包含字段的数据,则可以通过在“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中单击“合计”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择各种数据运算选项实现,如图5-29所示。 必备知识 图5-29 “合计”下拉列表 必备知识 2.报表数据运算 在进行报表中的数据运算时,最常用的有计数、求和、最大值和最小值、平均值等运算方式。 (1)计数。使用计数功能可以对报表中包含的记录进行计数,也可以对数据值进行计数。在分组或摘要报表中,可以显示每个组中的记录计数,或者可以为每个记录添加一个行高,以便于记录间的相互引用。其具体方法:选择需要计数的字段后,在“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中的“合计”下拉列表中选择“记录计数”或“值计数”选项,即可对记录或值进行计数操作。 必备知识 2.报表数据运算 (2)求和。使用求和功能可以对报表中的字段数据进行求和运算。其具体方法:选择需要求和的字段后,在“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中的“合计”下拉列表中选择“求和”选项,即可对选择的字段进行求和操作。 (3)最大值和最小值。使用最大值功能可以计算出报表中字段数据的最大值,使用最小值功能则可以计算出报表中字段数据的最小值。其具体方法:选择需要求最大值或最小值的字段后,在“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中的“合计”下拉列表中选择“最大值”或“最小值”选项,即可对所选字段中的数据进行最大值或最小值计算操作。 必备知识 2.报表数据运算 (4)平均值。使用平均值功能可以对报表中的字段数据进行求平均值运算。其具体方法:选择需要计算平均值的字段后,在“报表布局工具-报表布局设计”选项卡下“分组和汇总”组中的“合计”下拉列表中选择“平均值”选项,即可对选择的字段进行求平均值操作。 任务实施 现有“学籍管理系统”数据库,以“学生信息表”为数据源,通过创建一个名称为“学生年龄信息报表”的报表来输出学生年龄。 (1)启动Access 2016,打开“学籍管理系统”数据库,单击“创建”选项卡下“报表”组中的“报表设计”按钮,即可创建一个“报表1”对象。 1.使用报表进行计算 任务实施 (2)通过“报表设计工具-报表设计”选项卡“控件”组的功能,在报表的页面页眉区中添加一个“标签”控件,输入文本“学生年龄信息报表”,设置其字体为楷体,字号为12磅,居中,如图5-30所示。 1.使用报表进行计算 图5-30 设置“标签”控件 任务实施 (3)单击“报表设计工具-报表设计”选项卡的“工具”组中的“属性表”按钮,打开报表的“属性表”窗格,单击“数据”选项卡中的“记录源”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“学生信息表”选项,如图5-31所示。 1.使用报表进行计算 图5-31 选择“学生信息表”选项 任务实施 (4)单击“报表设计工具-报表设计”选项卡下“工具”组中的“添加现有字段”按钮,打开“字段列表”窗格,如图5-32所示,将“学号”“姓名”“班级编号”字段拖动到左侧报表的主体区。 1.使用报表进行计算 图5-32 “字段列表”窗格 任务实施 (5)单击“报表设计工具-报表设计”选项卡下“控件”组中的“文本框”按钮,在主体区的“班