7.2导入与导出数据(课件）-《数据库应用基础——Access 2016》同步教学（上海交通大学出版社）

项目7 数据的导入和导出 目录/CONTENTS 导入与导出数据 创建数据访问页 01 02 行业PPT模板http://www.1ppt.com/hangye/ 02 导入与导出数据 在“学籍管理系统”数据库中,有时需要把数据导入数据库,有时需要把数据库中的数据导出,Access提供的导入、导出功能使得数据管理工作更加便捷。 任务导入 任务分析 本次任务以电子表格为例,将其导入、导出Access数据库,主要有如下几个重点需要学习和掌握: 2 电子表格文件导入数据库。 1 数据库对象导出至电子表格。 必备知识 1.Access支持的外部数据类型 Access支持对多种类型的外部数据的使用,如Excel表格、文本、其他数据库文件以及Access数据库文件中的表或查询等。在Access2016中专门提供了一个“外部数据”选项卡,通过该选项卡,可以方便、快捷地使用外部数据。 2.与外部数据交换的方式 在Access中,提供了3种与外部数据进行交换的方式,分别为导入、导出和链接。 (1)导入。在数据库的实际使用过程中,可能会遇上一些Access不能识别的外部数据或者需要在Access中直接使用外部数据,就可以通过导入外部数据的方式将外部数据复制到数据库中。 必备知识 2.与外部数据交换的方式 (2)导出。导出是指将Access中的表或者查询中的数据复制到其他文件中的过程。通过这种方式,可以更方便地使用通过数据库收集和管理的数据。 (3)链接。链接是指在数据库中为外部数据建立一个链接表,但是数据仍然保存在外部数据文件中。对于Access数据库文件、文本文件、Excel电子表格等Access能够直接识别的文件,就可以通过这种方式来使用外部数据。 必备知识 必备知识 3.导入外部数据的参数设置 在Access中导入Access数据库文件、文本文件、Excel电子表格等数据时,需要对各个数据文件所对应的参数进行设置。 (1)设置Access数据库参数。在“外部数据”选项卡的“导入并链接”组中单击“新数据源”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“从数据库”选项,在其级联菜单中选择“Access”选项,弹出“获取外部数据-Access数据库”对话框,在该对话框中可以对源数据源的名称、导入方式等进行设置,如图7-10所示。 图7-10 “获取外部数据-Access数据库”对话框 必备知识 3.导入外部数据的参数设置 (1)设置Access数据库参数。 在“获取外部数据-Access数据库”对话框中,各常用选项的含义如下: ①文件名。用于设置源数据源的名称,可以直接输入名称,也可以单击“浏览”按钮,弹出“打开”对话框,选择数据库对象即可。 ②将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库。选中该单选按钮,可以在数据库中导入所选择数据库中的内容。 ③通过创建链接表来链接到数据源。选中该单选按钮,可以创建所选数据库的链接内容。 必备知识 3.导入外部数据的参数设置 (1)设置Access数据库参数。 在“获取外部数据-Access数据库”对话框中单击“确定”按钮,弹出“导入对象”对话框,单击“选项”按钮,展开选项区,如图7-11所示,在选项区中可以对导入对象的表和查询等参数进行设置。 图7-11 “导入对象”对话框 必备知识 3.导入外部数据的参数设置 (2)设置Excel数据的存储方式和位置。在导入Excel数据时,Access会在新表或现有的表中创建数据副本,而不更改源Excel文件。在Access中导入Excel数据时,可以在“获取外部数据-Excel电子表格”对话框的“指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”选项区中设置数据的存储方式和位置,如图7-12所示。 图7-12 “获取外部数据-Excel电子表格”对话框 必备知识 3.导入外部数据的参数设置 (2)设置Excel数据的存储方式和位置。 在“指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”选项区中,各常用选项的含义如下: ①将源数据导入当前数据库的新表中。选中该单选按钮,可以将数据存储在新表中,并提示用户命名该表。 ②向表中追加一份记录的副本。选中该单选按钮,可以将数据追加到现有的表中。 ③通过创建链接表来链接到数据源。选中该单选按钮,将在数据库创建所选择的表为链接表。 现有“学籍管理系统”数据库,将“优秀毕业生信息表.xlsx”文件导入数据库。 (1)启动Access2016,打开“学籍管理系统”数据库。 (2)单击“外部数据”选项卡下“导入并链接”组中的“新数据源”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“从文件”选项,在其级联菜单中选择“Excel”选项,如图7-13所示。 任务实施 1.电子表格文件导入数据库 图7-13 选择“Excel”选项 (3)弹出“获取外部数据-Excel电