2.2数据表的管理(课件）-《数据库应用基础——Access 2016》同步教学（上海交通大学出版社）

项目2数据表的创建和管理 目录/CONTENTS 数据表的管理 数据表的创建 01 02 行业PPT模板http://www.1ppt.com/hangye/ 02 数据表的管理 数据表创建完成并输入数据之后,同学们浏览数据表时发现表中的某些数据不够直观,想要找到需要的答案很费时间,如成绩最好的学生、某个专业所有教师的联系方式等,这时就可以使用一些简单的操作来实现。 任务导入 任务分析 数据库中创建的这些数据表之间往往存在相互的联系。例如,“学籍管理系统”数据库中的“学生信息表”和“选课表”之间、“课程表”和“选课表”之间均存在一对多联系。通过建立的联系,数据库变成了有机的整体,使得对一个数据的操作成为对数据库的整体操作。 任务分析 本次任务有如下几个重点需要学习和掌握: 排序数据。 1 查找和替换数据。 3 2 筛选数据。 4 数据汇总。 必备知识 1.排序 排序是将表中的记录按照一个字段或多个字段的值重新排列。若字段值是从小到大排列的,称为升序;若字段值是从大到小排列的,称为降序。对于不同数据类型的字段,其排序规则也有所差异。 必备知识 (1)排序的规则。 ①英文字母按照26个字母的顺序排序(大小写视为相同),升序时按照A→Z的顺序排序,降序时按照Z→A的顺序排序。 ②中文按拼音字母的顺序排序,升序时按a→z排序,降序时按z→a排序。 ③数字按数字的大小排序,升序时从小到大排序,降序时从大到小排序。 ④日期和时间字段按日期的先后顺序排序,升序时按从前到后的顺序排序, 降序时按从后向前的顺序排序。 1.排序 必备知识 (1)排序的规则。 ⑤在“文本”类型的字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此,如果要以数值顺序来排序,必须在较短的数字前面加上零,使得全部的文本字符具有相同的长度。例如,要以升序排序文本字符串“1”“2”“10”“10”,其结果是“1”“10”“2”“10”,为了保证可以得到正确的排序结果,必须要在仅有一位数的字符串前面加上零或空格,如“01”“02”“10”“10”。 ⑥在以升序的顺序排列时,任何含有空字段(包含Null值)的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串,则包含Null值的字段将在第一条显示,然后才是空字符串。 1.排序 必备知识 (2)排序的方法。在表中对数据的排序是基于字段进行的,不同类型的字段,其排序的原则可能不同。与Excel等电子表格应用程序的排列方式相同,Access中的表也支持升序和降序两种排序方式。 (3)排序后的处理。排序后,数据表的排序方式将会和数据表一起被保存。 对数据表进行排序后,在关闭数据表时会弹出一个提示对话框,该对话框主要提示用户是否保存对表的布局的更改,当用户确认更改布局时,单击“是”按钮即可。 1.排序 必备知识 2.筛选 (1)筛选的概念。筛选是指仅显示满足某种条件的记录,而把不满足条件的记录隐藏起来的一种操作。 (2)筛选的方式。在Access2016中常使用的筛选方式有以下3种: ①使用筛选器筛选。②按窗体筛选。③高级筛选。 必备知识 ①使用筛选器筛选。如果需要筛选的记录是某个字段内的某个值或是某个范围内的数据,就可以使用筛选器进行筛选。使用筛选器筛选的方法为:单击字段右侧的下拉按钮,在打开的筛选器中设置筛选的参数即可。 ③高级筛选。高级筛选是指使用“高级筛选/排序”功能筛选数据表中的某些记录的一种操作,该操作主要适合较复杂的筛选需求。用户可以为筛选指定筛选条件和准则,还可以将筛选出来的结果按照某种特定的顺序进行排序。 ②按窗体筛选。当使用窗体筛选数据表中的某些记录时,Access2016将数据表变成一个空白的视图窗体,每个字段都是一个下拉列表框。用户可以通过单击相关字段的下拉列表框来选取某个字段值作为筛选的条件,对于多个条件的选取,还可以单击窗体底部的“或”,按标签来确定字段之间的关系。 (2)筛选的方式。 必备知识 2.筛选 (3)清除数据的筛选。在数据库中,表中数据的筛选操作一般是不会被保存的,关闭数据库之后再重新打开,表中的筛选通常就不存在了。也可以直接单击状态栏中的筛选状态按钮取消筛选。 必备知识 3.数据的查找与替换 在数据表中查找特定的数据或者用给定的数据来替换某些数据,是数据管理中常用的操作之一,查找和替换操作都在表的数据表视图中进行。 (1)“查找和替换”对话框中的选项。单击“开始”选项卡下“查找”组中的“查找”按钮,弹出“查找和替换”对话框,如图2-30所示,“查找范围”下拉列表框用来确定查找的范围究竟是在“当前文档”还是“当前字段”;“匹配”下拉列表框用来确定匹配的方式,包括“整个字段”“字段任何部分”以及“字段开头”3种方式;“搜索”下拉列表框用来确定搜索的方式,包括“向上”“向下”和“全部”3