3.6批量生成文档(课件）-中职《信息技术（基础模块上册）》同步教学（哈尔滨工程大学出版社）

批量生成文档 3.6 在工作和学习中，经常需要批量发送邀请函、会议通知、信封、录取通知书等，如果一个个地制作，效率很低，而利用WPS文字的“邮件合并”功能可以大大提高效率。批量生成文档需要具备两个条件，一个是要建立邮件、信函或信封等的模板，另一个是要准备一个变化信息的数据源，通过将数据源导入，然后在模板中插入域，最后合并文档来生成批量邮件、信函或者信封等。 1.2.2　数制及其转换 批量生成邀请函 实战体验 步骤1：打开WPS，执行“新建”→“新建文字”命令，在搜索框中输入“开学典礼邀请函”。 步骤2：按Enter键或单击“搜索”按钮，主页中显示所有符合搜索要求的邀请函模板，在列表中选择“开学典礼家长会邀请函”模板，如图3-6-1所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤3：单击“立即使用”按钮，稍后将成功下载所选的模板，并在新建的“文字文稿1”文档中自动显示，如图3-6-2所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤4：按Ctrl+S组合键，弹出“另存文件”对话框，将文件命名为“开学典礼邀请函”，设置保存位置，并单击“保存”按钮。 步骤5：更改邀请函模板中的称谓、地址和时间信息，如图3-6-3所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤6：将光标定位到邀请函的横线上，切换到“引用”选项卡，单击“邮件”按钮，如图3-6-4所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤7：打开“邮件合并”选项卡，单击“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，选择数据源文件“3.6学生信息.xls”，如图3-6-5所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤8：单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在对话框中选择名称列中的“学生信息$”选项，如图3-6-6所示。单击“确定”按钮将数据源绑定到当前文档，数据源如图3-6-7所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤9：将光标放在文本“尊敬的”后面，然后单击“插入合并域”按钮，弹出“插入域”对话框，在“插入”栏中选中“数据库域”单选按钮，如图3-6-8所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤10：在“域”列表中选中“姓名”选项，单击“插入”按钮将其插入文档中，单击“取消”按钮关闭对话框，结果如图3-6-9所示。 步骤11：为了保证准确性，单击“查看合并数据”按钮进行预览，此时邀请函中自动显示学生的姓名。 批量生成邀请函 实战体验 步骤12：在“邮件合并”选项卡中单击“下一条”按钮，可以查看下一个邀请函。 步骤13：在“邮件合并”选项卡中单击“合并到新文档”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如图3-6-10所示。 批量生成邀请函 实战体验 步骤14：选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，合并的内容会在一个新的文档中显示出来，如图3-6-11所示。 步骤15：单击快速访问工具栏中的“打印”按钮，即可打印邀请函。 $$