6.2商务信函的制作（课件)-《办公软件应用》同步教学（哈尔滨工程大学出版社）

项目六 商务信函的制作 活动二 商务信函的制作 了解商务信函的使用意义。 掌握商务信函的制作方法。 学习目标 活动二 商务信函的制作 活动背景 天津某公司准备召开联谊大会，诚邀一些公司领导参加，公关部的领导让公关部的职员李敏准备邀请函。李敏想设计一款新颖、独特的邀请函，以表达公司对兄弟企业的邀请诚意。 活动二 商务信函的制作 Word 2016的文档编辑功能非常强大，不仅可以对文本、图片、形状等元素进行处理，还可以对批量数据进行统一编辑。李敏就将利用Word 2016的强大功能制作出风格独特的邀请函。 活动分析 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 什么是商务信函？ 想一想 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 商务信函是指企业和企业之间在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一，是传递信息以实现有效商务沟通，达到预期商务活动目的的重要媒介工具。 商务信函的主要作用是在商务活动中建立经贸关系，传递商务信息，联系商务事宜，沟通和洽商产销。因此，制作商务信函是实际工作中必须要掌握的技术。 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 邀请函样张如图6-10所示。 图6-10 邀请函样张 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 创建邀请函的步骤有哪些？ 想一想 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 （一）创建邀请函 创建邀请函的步骤如下： （1）启动Word 2016，创建一个空白文档。 （2）单击“插入”选项卡下的“文本”命令组中的“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中选择第3行第2个格式，如图6-11所示。 （3）在出现的“请在此放置您的文字”处输入“邀请函”三个字，效果如图6-12所示。 图6-11 选择第3行第2个格式 图6-12 输入“邀请函”后的效果 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 （4）选中艺术字边框，单击“绘图工具”下的“格式”选项卡下的“艺术字样式”命令组中的“文本填充”按钮，在打开的下拉列表中选择“红色”（图6-13），则“邀请函”三个艺术字的颜色变为红色。 （5）调整“邀请函”艺术字的位置，使其在当前行居中。 图6-13 选择“红色” 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 （6）单击“插入”选项卡下的“插图”命令组中的“图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中选择企业的logo图片，单击“插入”按钮，将其插入文档中。 （7）单击“插入”选项卡下的“插图”命令组中的“形状”按钮，从下拉列表中选择“星与旗帜”组中的“双波形”图形 ，拖动鼠标在文档中画出波形。 （8）选中波形图，利用图形周围的控点调整波形图的大小。 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 图6-14 选择“线性对角-左上到右下” （9）选中波形图，单击“绘图工具”下的“格式”选项卡下的“形状样式”命令组中的“形状填充”按钮，先在下拉列表中选择标准色“紫色”，再选择“渐变”命令，在其下一级菜单中选择一种“变体”，即“线性对角-左上到右下”，如图6-14所示。 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 （10）单击“格式”选项卡下的“形状样式”命令组中的“形状轮廓”按钮，在打开的下拉列表中选择波形图的外边框颜色——紫色（图6-15），至此，邀请函的正文背景就制作完成了。 （11）在波形图中按照图6-10输入相应的文字。 （12）保存该文档到指定的位置，如D盘的根文件夹中，文件名为“邀请函”。 图6-15 选择波形图外边框颜色 活动二 商务信函的制作 一、创建邀请函和数据源 （二）创建数据源 数据源其实就是一个Excel文件，里面包含制作邀请函所需的信息，如图6-17所示。 图6-17 制作邀请函的数据源 活动二 商务信函的制作 二、创建邮件合并 （一）开始邮件合并 （1）单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”命令组中的“开始邮件合并”按钮 ，弹出下拉菜单，如图6-18所示。 （2）选择“信函”命令。 （3）单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”命令组中的“选择收件人”按钮 ，弹出下拉菜单，如图6-19所示。 活动二 商务信函的制作 二、创建邮件合并 图6-18 “开始邮件合并”下拉菜单 图6-19 “选择收件人”下拉菜单 活动二 商务信函的制作 二、创建邮件合并 （4）选择“使用现有列表”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图6-20所示。 （5）查找指定的数据源素材“合作企业”文件，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框（图6-21），单击“确定”按钮。 图6-20 “选取数据源”对话框 图6-21 “选择表格”对话框 活动二 商务信函