5.2 标书目录的制作与使用（课件)-《办公软件应用》同步教学（哈尔滨工程大学出版社）

项目五 项目标书的制作 活动二 标书目录的制作与使用 了解Word 2016目录的作用。 掌握Word 2016目录的制作方法。 学习目标 活动二 标书目录的制作与使用 活动背景 南京一家公司准备对某项目进行投标，工作人员已将项目标书的正文完成，准备印制标书。为了方便客户阅读标书，需要在标书前面加一个目录，这项工作就交给企划部经理付心燕来完成。 活动二 标书目录的制作与使用 Word 2016的编辑功能强大，不仅可以对正文进行编辑，还可以对正文进行自动目录的制作，方便用户对正文进行阅读。 活动分析 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 （一）打开文件 打开素材文件夹中的文件“项目投标书素材”。这是一份项目投标书，其内容分为四个部分，每个部分又包含具体的内容。 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 （二）设置级别 设置级别的步骤如下： （1）单击“视图”选项卡下的“视图”命令组中的“大纲视图”按钮 ，进入大纲视图，其功能区如图5-11所示。 图5-11 “大纲视图”功能区 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 （2）将光标定位在“第一部分 投标书”文字中的任意位置，单击“大纲”选项卡下的“大纲工具”命令组中的“大纲级别”下三角按钮，在弹出的下拉列表（图5-12）中选择“1 级”。 （3）分别将“第二部分”“第三部分”“第四部分”行设置为“1级”，在这四行前都会出现一个符号 ，结果如图5-13所示。 （4）分别将标号为“一”“二”“三”“四”的行设置为“2级”，结果如图5-14所示。 （5）如果想在目录中显示“3级”内容，则可以按上面的操作步骤设置“3级”内容；如果没有“3级”内容，则单击“关闭大纲视图”按钮，回到页面视图。此时，可以看到正文中设置过大纲级别的行的文字字体、颜色发生了变化。 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 图5-12 “大纲级别”下拉列表 图5-13 大纲级别为“1级”的结果 图5-14 大纲级别为“1级”和“2级”的结果 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 （三）创建目录 创建目录的步骤如下： （1）将光标放在第一行标题的任意位置，单击“开始”选项卡下的“段落”命令组中的“居中”按钮，将标题居中。 （2）在标题末尾按Enter键，插入一个空白行。 （3）单击“引用”选项卡下的“目录”命令组中的“目录”按钮 ，弹出“目录”下拉列表，如图5-15所示。 （4）选择“自动目录1”格式，系统自动生成目录，如图5-16所示。 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 图5-15 “目录”下拉列表 图5-16 自动生成的目录 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 （四）更新目录 如果编辑好目录后，对目录不太满意或者对正文中的内容进行了修改，需要重新调整一下目录，则可以使用系统提供的自动更新功能。更新目录的操作步骤如下： （1）将光标定位在“目录”行，此时，系统会用方框将目录内容标识出来，并在目录上一行显示出“目录修改”工具栏，如图5-17所示。 （2）单击左侧的“目录”按钮 ，在打开的下拉列表可以调整目录的显示格式，单击右侧的“更新目录”按钮，弹出”更新目录“对话框，如图5-18所示。 （3）选中“更新整个目录”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以更新正文的目录。 活动二 标书目录的制作与使用 一、标书目录的制作 图5-17 “目录修改”工具栏 图5-18 “更新目录“对话框 活动二 标书目录的制作与使用 二、标书目录的使用 标书中设置好目录后，我们可以使用目录快速查找到想要看的内容。当将光标移到目录中想要看的内容标题处时，系统会弹出一个提示信息，如图5-19所示。按住Ctrl键的同时单击该目录，系统会将光标定位在指定的正文信息处。 图5-19 查看信息的提示 活动二 标书目录的制作与使用 通过本次活动学习了在“大纲视图”模式下编辑大纲级别的方法和在“页面视图”模式下创建和更新目录的方法，方便用户使用Word 2016快速编辑项目标书。 使用Word 2016练习目录的创建及更新方法。 活动小结 活动实践 $$