5.1总账系统认知(课件）-高二《会计电算化》同步教学（北京理工大学出版社）

模块五　 总账系统 任务一　 总账系统认知 任务二　 总账系统初始化 任务三　 凭证处理 任务四　 出纳管理 任务五　 期末处理 返回 1 任务一　总账系统认知 一、总账系统的功能 会计电算化含义的本源就是使用计算机和代替手工记账和算账, 即以计算机和相应的软件为手段, 根据业务发生过程中所形成的单据, 准确、完整、及时地以会计凭证和账表的形式将经济业务记录下来, 以便对经济业务活动进行监督、核算和分析, 从而代替手工进行会计核算。 而总账系统是设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等工作的子系统,是企业会计电算化工作的最直接和本质的体现。 在整个会计电算化工作系统中, 总账系统既是核心, 又是最基本的系统, 它综合、概括地反映了企业各个方面的会计工作内容。 下一页 返回 任务一　总账系统认知 各个企业实施会计电算化工作往往是从总账系统开始的。 对于日常业务较为简单的用户来说, 仅需依靠总账系统即可实现会计核算的基本要求; 而对于日常业务较为复杂的企业来说, 则必须在总账的基础上, 依靠其他业务管理系统来实现对日常业务的有效管理。 总账系统主要包括系统初始化、凭证处理、账簿管理、往来管理、出纳管理、期末管理等子系统。总账系统的模块结构如图５ －１ 所示。 二、总账系统的数据传递关系 总账系统的操作从系统的初始化设置工作开始到结账结束。 因业务类型的不同操作流程有所区别。 总账系统数据传递如图５ －２ 所示。 上一页 下一页 返回 任务一　总账系统认知 三、总账系统与其他业务管理系统之间的数据传递关系 总账系统是用友ＥＲＰ 软件的核心, 其他业务管理系统的数据都必须传输到总账系统中,同时总账系统要把数据传递到其他子系统, 进行处理。 总账系统与其他系统之间的数据传递关系如图５ －３ 所示。 总账系统接收应收系统、应付系统、固定资产管理系统、薪资系统等系统生成的凭证, 对其进行审核、记账, 同时又向财务分析系统、ＵＦＯ 报表系统提供财务数据, 生成会计报表及其财务分析表。 上一页 返回 任务二　总账系统初始化 一、任务概述 (一) 任务内容 总账系统在启用后, 首先要对系统进行初始化设置, 即总账初始化。 总账初始化一般由账套主管完成。 通俗地讲, 初始化就是把变量赋为默认值, 把控件设为默认状态, 把没准备的准备好, 从而为应用和运行总账提供保障。 总账初始化操作主要包括以下内容: (１) 总账系统选项参数设置。 依据企业总账核算的要求和规则, 对系统的选项进行设置, 从而使系统功能符合企业自身的业务要求。 (２) 期初余额录入和试算平衡。 录入企业各会计科目的期初余额, 并进行试算平衡,从而完成企业的财务建账工作。 下一页 返回 任务二　总账系统初始化 (二) 任务资料 (１) 设置总账系统选项参数。 华兴机械有限公司总账选项参数如表５ －１ 所示。 ２. 录入总账系统期初余额并进行试算平衡。 华兴机械有限公司总账期初余额如表５ －２所示。 二、任务知识 (一) 总账系统选项参数 １. “凭证” 选项 上一页 下一页 返回 任务二　总账系统初始化 “凭证” 选项的设置是为了进行凭证的操作, 包括制单控制、凭证控制、凭证编号方式、现金流量参照科目等内容, “凭证” 选项中的各个选项如图５ －４ 所示。 (１) 制单控制。 【制单序时控制】: 此项和“系统编号” 选项连用。 若选取该项, 制单时凭证编号必须按日期顺序排列。 注意: 若凭证的类别是“收款凭证、付款凭证、转账凭证” 或者其他非记账凭证, 则在进行序时控制时, 使不同类别的凭证各自进行序时控制, 各自编号。 上一页 下一页 返回 任务二　总账系统初始化 【支票控制】: 若选择此项, 在制单时使用银行科目编制凭证时, 系统针对票据管理的结算方式进行登记, 若录入支票号在支票登记簿中已存, 系统提供登记支票报销的功能; 否则, 系统提供登记支票登记簿的功能。 【赤字控制】: 若选择了此项, 在制单时, 当“资金及往来科目” 或“全部科目” 的最新余额出现负数时, 系统将予以提醒, 并提供提示、严格两种方式。 【可以使用应收受控科目】: 如果勾选, 表示该科目为应收款管理系统的受控科目, 则只能在应收款系统使用该科目生成凭证, 在总账系统不能使用该科目填制凭证。 上一页 下一页 返回 任务二　总账系统初始化 【可以使用应付受控科目】: 如果勾选, 表示该科目为应付款管理系统的受控科目, 则只能在应付款系统使用该科目生成凭证, 在总账系统不能使用该科目填制凭证。 【可以使用存货受控科目】: 如果勾选, 表示该科目为存货管理系统的受控科目, 则只能在存货管理系统使用该科目生成凭证, 在总账系统不能使用该科目填制凭证。 注意: 【可以使用应收受控科目】【可以使用应付受控科目