项目二 任务7.2 保管会计档案（课件）-高一《会计基础》同步教学（中国铁道出版社）

7.2 保管会计档案 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映企业交易或事项的重要史料和证据。会计档案对于总结经济工作，加强经济管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊等具有重要的作用。 7.2.1 会计档案内容 会计档案具体包括： 1.会计凭证类 会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2.会计账簿类 会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 3.财务报告类 财务报告类包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明以及其他财务报告。 4.其他类 其他类包括：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 需要指出的是，电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据及以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用《会计档案管理办法》的规定。 7.2.2 会计档案的保管、查阅与销毁 1.会计档案的保管 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 专职保管会计档案的要员离岗、离职应当移交会计档案，办理交接手续。 会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。企业和其他经济组织会计档案的保管期限见表7.13。 2.会计档案的查阅与销毁 （1）会计档案的查阅与复制。各单位应建立健全的会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 （2）会计档案的销毁。保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁： ①由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。 ②单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 ③销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。 ④监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 需要说明的是，保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 $