单元2.3 建立和维护数据表-浏览数据-高二《数据库应用基础-Access2016》同步教学课件 （高教社·第3版）

数据库应用基础 ACCESS 2016 单元二 建立和维护数据表 目录页 01 OPTION 02 OPTION 03 OPTION 04 OPTION 任务一 建立数据表 任务二 设置字段属性 任务三 浏览数据 任务四 创建表间关系 任务实施 技能拓展 2 03 OPTION 任务三 浏览数据 任务实施 技能拓展 3 任务三 浏览数据 问题导入 1.数据表视图部分字段显示宽度较小，不能显示完整数据； 2.在数据表中浏览数据时，对一些经营数据的了解仍然不快捷，如当前库存最多的商品和最少的商品，某一种商品进货和销售情况等。 这些问题该怎么解决呢？ 任务实施 技能拓展 任务三 浏览数据 用户浏览数据表数据时，Access 2016将会以默认的格式进行显示，用户可以通过设置数据表的格式来达到需要的显示效果，同时，还通过排序与筛选来简单了解、分析业务状况。 调整数据表的行高和列宽 设置文本格式 任务与目标 使用排序 使用筛选 任务实施 技能拓展 5 一、排序规则 知识准备 英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按A～Z排序，降序时按Z～A排序。 中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A～Z排序，降序时按Z～A排序。 数字按数字的大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序。 日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前到后的顺序排序，降序时按从后向前的顺序排序。 任务实施 技能拓展 6 二、排序注意事项 知识准备 按升序排序时，如果字段的值为空值，则包含空值的记录排列在记录最前面。 若对多个字段排序，首先对第一个字段排序，当该字段具有相同值时，再对下一个字段排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。 数据类型为备注、超链接或附件类型的字段不能排序。 在保存数据表时，Access 将保存排序次序，并在重新打开该表时，自动重新应用排序。 任务实施 技能拓展 7 一、调整数据表的行高和列宽 当在数据表中录入了数据后，有时，数据表单元格的内容无法全部显示出来，用户可以通过调整数据表的行高或列宽来改变单元格的大小，以显示字段全部内容。 将“进销存”数据库中的各数据表的行高和列宽调整到合适的位置，可以使用以下常用的方法： (1) 拖拽鼠标 通过拖拽鼠标调整数据表行高和列宽的方法如图2-19所示。 图2-19 调整数据表行高和列宽 上下拖动鼠标调整行高 左右拖动鼠标调整列宽 任务实施 技能拓展 8 一、调整数据表的行高和列宽 (2) 使用“记录”组命令 使用“记录”组可以精确调整数据表行高和列宽，如图2-20所示。 图2-20 精确调整数据表行高和列宽 在“开始”选项卡的“记录”组“其他”下拉按钮中选择“行高”或“字段宽度”命令 输入行高值 输入列宽值 任务实施 技能拓展 9 一、调整数据表的行高和列宽 (3) 使用鼠标右键菜单 在“数据表”视图中，通过右击行标识或列标识，在弹出的快捷菜单中也可精确调整数据表行高和列宽，如图2-21所示。 图2-21 使用鼠标右键菜单调整数据表行高和列宽 调整行高 调整列宽 任务实施 技能拓展 10 二、设置文本格式 Access 2016中记录默认使用“宋体、11号”文本格式，用户可以根据自己的喜好改变字体和字号。例如，将数据表“goods”的文本格式设置为“微软雅黑、12号”，操作方法如图2-22所示。 图2-22 设置文本格式 在“开始”选项卡“文本格式”组中设置字体 改变字体后的效果 任务实施 技能拓展 11 三、使用排序 用户可以根据需要，将数据表中的数据按照某字段从大到小或者从低到高的顺序排列。 例如，为了便于了解商品的库存状况，可以将“进销存”数据库中的“stock”数据表按照“库存数量”从低到高进行排列，操作方法如图2-23所示： 图2-23 数据表排序 ①打开数据表“stock”，并选中“库存数量”一列 ②在“开始”选项卡“排序和筛选”组中单击“升序”按钮 排序后的结果 提示 （1）如果需要从高到低排序，则在“排序和筛选”组中单击“降序”按钮 。 （2）如果需要取消排序，则在“排序和筛选”组中单击“清除所有排序”按钮 。 （3）排序还可以通过单击列标题的下拉菜单或鼠标右键菜单来完成。 任务实施 技能拓展 12 四、使用筛选 筛选是将符合用户指定条件的数据记录显示出来，而把其他记录隐藏起来。 (1) 使用公用筛选器 例如，在“进销存”数据库中的“buy”数据表中，要筛选出“商品编码”为“A001”和“A002”的记录，操作方法如图2-24所示： 图2-24 使用公用筛选器 ①打开数据表“buy”，并选中“商品编码”一列 ③在“筛选器”对话框中勾选要进行筛选的值 ②或在“开始”选项卡“排序和筛选”组中单击“筛选器”按钮 ④单击“确定”按钮 ②在字段标题中单击下拉按钮 筛