高一电子工业出版社Word 2003、Excel 2003案例教程课件第16章 EXCEL 2003中的数据管理

第16章 EXCEL 2003中的数据管理 ——管理“财会一班期末考试成绩分析表” 排序 筛选 分类汇总 超级链接 1 1. 数据清单 数据清单实际上是一张工作表的一个相对独立的数据区域，即按照一定结构方式存放数据的二维表格。 在Excel中，不是任意一个数据区域都可以作为一个数据清单，数据清单需要满足如下两个条件。 （1）在数据清单和工作表的其他区域之间，至少要留出一个空白行和列，一个工作表中最好只有一个数据清单。 （2）数据清单的第1行必须是列标题，且必须是用文字表示的。每一列中的数据格式和类型尽量保持一致。向数据清单中输入数据时，不要在前面或后面输入空格，以免影响排序等操作。 2.记录单 当数据清单中的记录和字段比较多时，在建立和编辑过程中会有许多不便，为此Excel提供了记录单的操作方式，以便进行记录单的添加、修改、查找等操作。 要启动记录单的操作方式，首先必须建立数据清单中包含的字段，而是否建立数据记录则没有关系。启动记录单操作窗口与在记录单窗口中进行数据记录的操作方法是： （1）单击数据清单中的任一单元格，或选定整个数据清单。 （2）选择菜单“数据”→“记录”命令，弹出如图所示的记录单窗口。 （3）在记录单窗口中，单击“新建按钮”左侧会自动出现向数据清单中添加一条新空白记录的状态，然后在左侧的相应文本框中输入内容；若单击“删除”或“还原”按钮，则可删除（或还原）当前记录；若单击“上一条”（或“下一条”）按钮，则可查看上一条（或下一条）记录。 3．表格数据的排序 在工作中我们经常需要按表格中的数据进行排序，Excel 2003中提供了排序的功能，它可以帮助你将筛选后的结果利用文字、数字的属性，将各项数据按照递增（减）的方式显示在原来资料范围上。如按学生的考试总分从高到低排序等。 根据排序依据是单一字段还是多个字段，Excel 2003中的排序分成简单排序和复杂排序两种。 （1）简单排序 若数据排序的依据只取数据清单中的一个字段，称为简单排序，简单排序的操作步骤如下： ①打开需要进行排序操作的工作表（如“学生对口升学成绩统计表”）如图所示。 ②单击作为排序依据的列中的任意单元格（如“总分”列）。 ③单击常用工具栏中的“降序” 按钮，即可得到排序结果，如图所示。 （2）复杂排序 复杂排序是指排序依据不只是数据清单中的一个字段，而需要由多个字段（最多3个字段）才能够决定记录的前后顺序。复杂排序的操作步骤如下： ①打开需要进行排序的数据清单中任意单元格。 ②选择菜单“数据”→“排序”命令，弹出排序对话框，如图所示。 ③在该对话框中，分别选择主要关键字为“数学”，次要关键字为“英语”，排序方案为降序。单击“确定”按钮，如图所示。 4.表格数据的筛选 在工作中有时还需要对表格中的数据进行筛选，Excel 2003中提供了筛选的功能，它可让你快速在工作表中寻找符合某些特定条件的数据，并将不符合条件的数据隐藏起来，让你的工作表看起来更有条理，如将被录取的学生筛选出来等。对表格进行筛选的操作步骤如下： ①打开需要进行排序操作的工作表（如“学生对口升学成绩统计表”）。 ②单击作为筛选依据的列的任意单元格（如“是否录取”列） ③单击“数据”菜单→“筛选”命令→“自动筛选”命令， “学生对口升学成绩统计表”变为如图所示。其中在表头文字的右边出现了一个下拉箭头按钮 。 ④单击“是否录取”后的下拉箭头按钮 ，弹出文本筛选的选择菜单，如图所示。 ⑤仅选择“录取”，即可以将“录取”的记录筛选出来，并将没有录取的数据隐藏了起来，如图所示。 5.分类汇总 分类汇总是Excel 2003提供的一项统计计算功能，分类汇总功能可以对不同类别的数据进行汇总运算，是在数据已排好序的基础上进行的。使用Excel2003的“分类汇总”命令，并不需要创建公式，Excel将自动创建公式、插入分类汇总与计数行，并将自动分级显示数据，结果数据可以打印出来。 如对 “对口升学学生成绩统计表”的录取与否情况进行分类汇总，操作步骤是： （1）打开“对口升学学生统计表”，对是否录取进行降序排序，如图所示。 （2）选择G2单元格，单击“数据菜单”→“分类汇总”命令，打开分类汇总对话框，如图所示。其中分类字段是指分类汇总操作所依据的字段；汇总项是指定了分类汇总时对数据清单中的哪些数字型字段进行汇总计算；汇总方式是指对汇总项进行何种统计计算。 （3）分类汇总对话框的“分类字段”选择“是否录取”，“汇总方式”选择“计数”，“选定汇总项”选择“是否录取”，勾选“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”，单击“确定”按钮，调整列宽后如图所示。 6