Office办公软件应用 模块4 邮件合并的应用 课件

邮件合并的应用 第四章 1 YCF 4.1 制作邀请函 4.2 制作信封 目录 CATALOG 2 01 了解邮件合并的概念。 02 掌握数据库的创建方法。 03 掌握数据库的导入方法。 学习目标 学习重点 重点: （1）利用邮件合并功能制作信封。 （2）创建数据库。 （3）导入数据库。 4 4.1 制作邀请函 5 案例导入 邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发出的函件。本例将利用 Word 的邮件合并功能，制作一封商务礼仪活动邀请函，主体内容由标题、称谓、正文、落款组成。最终效果如图所示。 案例分析 邀请函的内容简洁明了，除称谓以外的内容全部一致，利用 Word 的邮件合并功能可以大大节省工作量。 6 案例实现 步骤 1. 整理客户资料 3. 合并邮件 2. 制作邀请函主体 4. 合并到打印机 教学视频 7 案例实现 1. 整理客户资料 （1）新建一个文本文档，将其命名为“客户名单”，如图所示。 8 1. 整理客户资料 （2）将被邀请者的姓名、性别按行输入文本文档，如图所示。 9 案例实现 2. 制作邀请函主体 （1）启动 Word 2010，单击“文件”按钮，选择“新建”命令，在打开的界面中选择“空白文档”，然后单击“创建”按钮，新建一个空白文档，如图所示。 10 2. 制作邀请函主体 （2）在新建空白文档中输入邀请函的内容，如图左所示。 （3）选择标题文本“邀请函”，设置其字体为“方正大标宋简体”，字号为“24”，然后单击“开始”选项卡“段落”组中的“居中”按钮，如图右所示。 11 2. 修改样式 （4）选中除标题文本以外的所有内容，设置其字体为“宋体”，字号为“12”，单击“开始”选项卡“段落”组中的“行和段落间距”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“1.5”选项，如图左所示。 （5）设置正文段落首行缩进 2 个字符，落款和日期右对齐，如图右所示。 12 2. 修改样式 （6）选中图左所示的文本内容，单击“开始”选项卡“字体”组中的“加粗”按钮，然后单击“下划线”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择一种下划线。 （7）将光标定位到图右所示的位置，设置字体为“华文行楷”，字号为“16”。 13 案例实现 3. 合并邮件 （1）单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“邮件合并分布向导”选项，如图左所示。 （2）弹出“邮件合并”窗格，在“选择文档类型”栏中选中“信函”单选按钮，然后单击“下一步：正在启动文档”链接，如图右所示。 14 3. 合并邮件 （3）在“选择开始文档”栏中选中“使用当前文档”单选按钮，然后单击“下一步： 选取收件人”链接，如图左所示。 （4）在“选择收件人”栏中选中“使用现有列表”单选按钮，然后单击“浏览”链接，如图右所示。 15 3. 合并邮件 （5）弹出“选取数据源”对话框，在对话框中选择之前创建的“客户名单”文本文档，然后单击“打开”按钮，如图左所示。 （6）弹出“文件转换 - 客户名单”对话框，保持默认选项，单击“确定”按钮，如图右所示。 16 3. 合并邮件 （7）弹出“域名记录定界符”对话框，保持默认选项，单击“确定”按钮，如图左所示。 （8）弹出“邮件合并收件人”对话框，单击“确定”按钮，如图右所示。 17 3. 合并邮件 （9）单击“下一步：撰写信函”链接，如图左所示。 （10）单击“其他项目”链接，如图右所示。 18 3. 合并邮件 （11）弹出“插入合并域”对话框，单击“插入”按钮，如图左所示。 （12）此时的邀请函效果如图右所示，单击“关闭”按钮。 19 3. 合并邮件 （13）单击“下一步：预览信函”链接，如图左所示。 （14）此时可以在文档中预览信函效果，如图右所示。单击“邮件合并”窗格中的上、下按钮，可以预览所有信函。 20 3. 合并邮件 （15）单击“下一步：完成合并”链接，完成邮件合并，如图所示。 21 案例实现 4. 合并到打印机 （1）单击“邮件合并”窗格中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，选中“全部”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图所示。 22 4. 合并到打印机 （2）弹出“打印”对话框，设置打印参数，然后单击“确定”按钮开始打印邀请函， 如图所示。 23 4. 合并到打印机 （3）如果在“邮件合并”窗格中单击“编辑单个信函”链接，将弹出“合并到新文档” 对话框，选中“全部”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图左所示。 （4）Word 将会生成一个新的文档文件，所有的邀请函都被保存在该文档中，如图右所示。 24 4.2 制 作 信 封 25 案例导入 信封是用于邮递信件、保护信件内容的一种交流文件信息的袋状装置。本案例将利用 Word 的邮件合并功能来制作信封，最终效果如图所