中职 办公自动化应用教程（第2版）（Office 2010版）第1章电子课件 高教版

中职 办公自动化应用教程（第2版）（Office 2010版）第1章电子课件 高教版 模块1 办公自动化基础 2 1.1 办公自动化概述 1．办公自动化的定义 办公自动化（Office Automation，OA） 将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，实现办公业务过程数字化和决策管理信息化。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。 办公自动化系统（Office Automation System，OAS） 以人为主导，集成系统管理、信息技术和科学决策的人机信息处理系统。 1.1 办公自动化概述 2．办公自动化的功能 ① 文字处理：在办公中，大量的工作是文字处理，包括对中外文字和数字的输入、编辑、排版、存储和打印等。 ② 数据处理：对数值及非数值工作的处理。 ③ 资料处理：对各种文档资料的分类、登记、查询和搜索等。 ④ 事务处理：人力资源、工资、财务和办公事务管理等。 ⑤ 图形图像处理：有关对图形图像的输入、编辑、识别、修整和输出等。 ⑥ 语言处理：对语言的输入、输出、存储，以及文字的转换等。 ⑦ 网络通信：对单位内部及外部之间沟通信息、事务的处理等。 ⑧ 信息管理：对信息的收录、存储、查询和发布等。 ⑨ 辅助决策：在对数据信息进行分析的基础上，为决策制定提供优化处理解决方案。 ⑩ 安全保密：对需要安全保密的数据信息按要求进行防范加密措施。 1.1 办公自动化概述 3．办公自动化的发展 （1）数字化 实现数字化办公不同于传统的OA，需要良好的技术支撑，如因特网技术及标准、工作流技术等。目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，也称群件技术。随着Web技术的发展，基于Intranet模式下的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台，使整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便，并且易于和网上其他业务系统结合。 （2）无限移动办公 无限移动办公又称为3A办公，即办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。这种新的办公模式是以笔记本电脑、手机等便携终端为载体实现的移动信息化系统，该系统将智能手机、无线网络、OA系统三者有机结合，实现任何办公地点和办公时间的无缝接入，极大地提高了办公效率。 （3）智能化 随着计算机网络和通信技术的日益普及，企业在进行业务处理时，往往显得有心无力。未来的OA办公自动化系统将强调更高的人工智能化。OA办公自动化系统智能化帮助企业员工解决日常烦琐和复杂的数据处理工作。 1.2 办公自动化环境 1．Windows操作系统 目前办公自动化环境中使用最多的系统平台为Windows操作系统，版本多为Windows XP、Windows Vista、Windows 7，最新版本为Windows 8。 Windows操作系统是微软公司发布的视窗操作系统。常用的Windows XP发布于2001年8月24日，有家庭版（Home）和专业版（Professional）两个版本，字母XP表示英文单词的“experience”（体验）。 Windows 7是微软公司继Windows XP、Vista之后的新一代操作系统，在继承以往Windows 系列操作系统功能的基础上，不仅新增了许多更加人性化的操作功能和效果，而且对系统内核进行了大幅优化，使装载Windows 7系统的计算机具有更高的执行效率、安全性和稳定性。 1.2 办公自动化环境 2．Office办公软件 Microsoft Office是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装，包括Word、Excel、Access、Powerpoint、Outlook、FrontPage等组件。 （1）Word 字处理程序，也是应用最为广泛的办公组件之一，主要用来进行文本、表格的输入、编辑、排版、打印等操做。 （2）Excel 电子表格处理程序，内置了多种函数，可以对大量数据进行计算、分类、排序、绘制图表等。 （3）PowerPoint 主要用于演示文稿和幻灯片的放映，可以编辑文字和图片，有效清晰地提供信息。 （4）Outlook 个人信息管理程序和电子邮件通信软件，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。 （5）Access 数据库管理程序，具有强大的数据处理、统计分析能力。 1.2 办公自动化环境 3．其他常用办公软件 图像处理软件的作用是实现图片的获取、管理、浏览、优化等，并能够轻松处理数字影像，Adobe PhotoShop、ACDSee是目前比较常用的图像处理软件。 通过压缩软件可以把一些文件变成压缩包来储存，不仅可以减少文件的存储空间