第7章 提高表格应用效率-中职办公软件Excel 2003实训教程（高教版）

第7章 提高表格应用效率 在使用Excel 2003帮助工作的过程中，若能借助一些特别的方法和技巧，可以达到快速处理电子表格数据的目的，进而大大提高表格的应用效率。 任务1 共享工作簿 任务描述 小张制作了一个学生学籍资料信息表，由于信息量大，他想以多个同学分工合作的方式，共同把今年的学生基本情况录入到计算机中。“学生学籍资料信息表2010.xls”存放在小张的计算机中。 任务分析 小张对预定工作任务进行了认真分析，发现要达到预期目标，需要完成共享工作簿设置、共享文件夹设置等一系列操作，因此，任务操作可以考虑分解成以下过程： 设置共享工作簿； 设置共享文件夹； 断开用户与共享工作簿的连接； 停止工作簿的共享状态。 任务操作 1.设置共享工作簿 （1）打开“学生学籍资料信息表2010”工作薄。 （2）单击“工具”→“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框，选择“编辑”选项卡，如图所示 （3）选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。 （4）选择“高级”选项卡，在“更新”选项中，选中“保存文件时”单选钮，使保存工作簿时更新其他用户对此工作簿的编辑内容 。 （5）单击“确定”按钮，显示提示信息，提示用户是否保存此操作。 2.设置共享文件夹 （1）找到保存工作簿的文件夹，鼠标指向文件夹，单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择“共享和安全”命令，打开“共享文件夹属性”对话框，如图所示 。 （2）在“共享”选项卡的“网络共享和安全”选项中，选中“在网络上共享这个文件夹”和“允许网络用户更改我的文件”复选框，在“共享名”文本框中设置文件夹的共享名称。 （3）单击“确定”按钮，此时，选中的文件夹已被共享。当其他用户登录设置了共享文件夹的计算机，找到保存工作簿的共享文件夹后，就可以打开共享工作簿。 3.保护共享工作薄 设置工作簿共享后，允许网络上的多位用户同时访问和修改其中内容，为避免随意修改设置，可以为工作簿指定一个保护密码。具体操作如下： （1）单击“工具”→“保护”→“保护共享工作簿”命令，打开“保护共享工作簿”对话框，如图所示 （2）选中“以追踪修订方式共享”复选框，在“密码”文本框中输入密码，然后在出现的提示框中再次输入确认密码。 4.突出显示修订 若想知道其他用户对工作簿数据的修改内容，可以利用“突出显示修订”功能显示被修改的内容。具体操作如下： （1）选择“工具”→“修订”→“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框,所图所示。 （2）在“时间”下拉列表框中，选择“起自日期”；选中“修订人”复选框，在“修订人”下拉列表框中选择“每个人”。 （3）单击“确定”按钮，系统会自动查找修改的内容，并在被修改的单元格左上角显示一个蓝色的三角形。鼠标指针指向有蓝色三角形的单元格，会显示提示信息。 （4）单击“工具”→“修改”→“接受或拒绝修订”命令，打开“接受或拒绝修订”对话框。 （5）单击“时间”下拉列表按钮，选择“起自日期”；选中“修订人”复选框，在“修订人”下拉框中选择“每个人”。 （6）单击“确定”按钮，显示提示信息，提示用户是否接受修订内容。 5.断开用户与共享工作簿的连接 （1）单击“工具”→“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框。 （2）选中要断开的用户，单击“删除”按钮，即可断开用户与共享工作簿的连接。 6.停止工作簿的共享状态 （1）单击“工具”→“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框。 （2）取消“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。 （3）单击“确定”按钮，显示提示信息。 2.思考并回答以下问题 （1）断开用户与共享工作簿的连接与停止工作簿的共享有什么区别？ （2）在Excel 2003中如何设置“自动更新间隔”的时间？ 任务小结 利用“工具”→“共享工作簿”命令，可以设置工作簿共享，使多人能够同时编辑一个工作簿，这一举措能够大大提高表格编辑效率，但同时存在安全风险问题，应用者应予以足够的重视。 本任务仅讲解了如何设置共享工作簿、如何设置共享文件夹、如何断开用户与共享工作簿的连接及如何停止工作簿的共享状态等内容，没有涉及共享表格的编辑操作。在网络中打开共享工作簿后的编辑操作，与在本机操作并无差别。 任务2 了解Excel 2003操作界面 任务描述 小张每季度都要做一张公司各部门办公材料消耗表，几年过去了，他想统计近两年来公司各部门办公材料消耗总和以及各部门的平均消耗量。 任务分析 小张查看了近几年的记录表格，发现一年的材料消耗表存放在一个工作簿中，要对近两年的数据进行统计，必须跨工作