第6章打印电子表格-中职办公软件Excel 2003实训教程（高教版）

第6章 打印电子表格 任务1 设置页面 任务描述 某单位人事部决定把参与竞聘人员的笔试和面试成绩打印出来，并张榜公示，以便让每位参与者知道自己的考试成绩和名次，真正做到公开、公正选拔人才。为了让成绩单打印效果比较好，人事部工作人员小张首先对电子表格的页面进行了设置。 任务分析 打印前设置页面，主要应考虑电子表格与纸张的适应性和纸张表格的页眉、页脚显示内容等。利用“页面设置”对话框，可以设置纸张大小、页边距和工作表的其他内容，因此设置打印表格页面的任务可以分解成以下过程： 设置打印纸张； 设置页边距； 设置页眉/页脚； 设置工作表。 任务操作 1.设置打印纸张 （1）打开“招聘人员成绩表”工作表。 （2）单击“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图所示。 （3）在“页面”选项卡的“方向”选项中，选择“横向”单选钮，在“纸张大小”下拉列表中选择“A4”，起始页码设为“自动”。 （4）在“缩放”选项中，若选中“缩放比例”单选钮，并在数值输入选择框中输入或选择缩放比例后，打印表格相应缩放。若选中“调整为”单选钮，并在数值输入选择框中输入或选择页宽和页高值后，打印表格与设定值相适应。 （5）单击“确定”按钮，将保存页面设置内容，退出“页面设置”对话框。若有多个选项卡中的内容需要设置，可在全部设置完成后单击“确定”按钮退出操作。 2.设置页边距 （1）在“页面设置”对话框中，选择“页边距”选项卡，操作界面如图所示。 （2）在“页边距”选项卡的上、下、左、右4个数值输入选择框中，输入或选择表格边距值。 （3）在“页眉”、“页脚”数值输入选择框中输入或选择距上、下边的距离，该距离应小于页边距，以保证页眉页脚不被表格数据覆盖。 （4）在“居中方式”选项中，选中“水平”和“垂直”复选框，保证表格在页面居中对齐。 3.设置页眉/页脚 （1）在“页面设置”对话框中，选择“页眉/页脚”选项卡，操作界面如图所示。 （2）单击“页眉”或“页脚”下拉列表框的下拉按钮，选择添加系统提供页眉或页脚。若添加自拟的页眉内容，单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图所示。 （3）在“左”文本框中输入“2010年7月20日”，在“中”文本框中输入“招聘人员成绩表”。选定“招聘人员成绩表”，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，如图所示。 （4）设置“字体”为“楷体”，“字号”为“16”，加粗显示，单击“确定”按钮，返回“页眉”对话框查看设置效果。 （5）在“页眉/页脚”选项卡中，单击“页脚”下拉列表框的下拉按钮，选中“第1页”，添加系统提供的页脚。 4.设置工作表 （1）在“页面设置”对话框中，选择“工作表”选项卡，操作界面如图所示。 （2）单击“打印区域”文本框，输入打印的工作区域A1:H20，或单击“折叠对话框”按钮选择打印区域。 （3）在“打印标题”选项中设置行标题，单击“顶端标题行”文本框，输入或单击“折叠对话框”按钮，选择第2行作为水平标题，如果表格的长度超过了一页，在每页的开头可以显示出标题。 （4）选中“打印”选项中的“网格线”复选框，打印内容的同时打印网格线。在“批注”下拉列表中选择“工作表末尾”。 （5）在“打印顺序”选项中，选中“先列后行”单选钮，表格按列打印输出。 （6）单击“确定”按钮，完成页面设置。 5.思考并回答以下问题 （1）在什么情况下必须设置页面缩放比例？ （2）在文档中添加页眉/页脚有哪些作用？ 任务小结 与编辑Word文档不同，许多人在制作电子表格时根本不考虑页面大小，由此造成电子表格与打印纸张大小存在适应性问题，因此页面设置是打印表格前必须要做的重要工作。进行页面设置不但能够解决将电子表格恰当的变成纸质文档的问题，也可以给电子表格添加页眉、页脚和网格线修饰表格。利用“文件”菜单项中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，可以进行打印电子表格的页面设置操作。 任务2 预览打印文件 任务描述 小张完成打印前的页面设置工作后，决定利用Excel 2003的打印预览功能看看设置的效果，检查一下是否能够达到预期的目的，最后再将电子表格打印出来。 任务分析 预览打印内容实际包含两项任务，使用打印预览命令预览打印的表格，修正电子表格页面设置中的错误，由于错误修正可以在预览中完成，因此学习任务可以分解成以下过程： 预览打印文件； 认识预览操作的重要性。 任务操作 1.预览打印文件 （1）打开“招聘人员成绩表”工作表。 （2）单击“文件”→“打印预览”命令，预览打印输出表格的实际效果，如图所示。 （3）单击