（中职）Office办公软件应用案例教程-excel第3课 创建员工档案-【中职专业课】同步教学课件

YCF 正版可修改PPT （中职）Office办公软件应用案例教程-excel第3课 创建员工档案ppt教学课课件 1 创建员工档案 ——数据录入与编辑 办公软件实训教程 Excel 2016 X 学习目标 在工作表中正确输入字符型、数字型、日期型、时间型数据，能正确处理录入数据时出现的问题，掌握数据录入技巧，并设置数据有效性，能够正确编辑、修改、查找和替换数据。 办公软件实训教程 Excel 2016 办公软件实训教程 Excel 2016 因为在前两个案例中出色的表现，卓卓今天又接到一个新的任务，即建立员工档案，向档案中录入员工数据，并能对数据编辑和修改，查找和替换操作。输入姓名、性别等文字当然不成问题，但参加工作时间怎样输入呢？数值型数据的录入和WORD方法相同吗？错了的数据怎样修改和替换呢？卓卓大伤脑筋。经过学习，卓卓成功地建立了员工档案，真开心啊! 图2-3-1 样图 办公软件实训教程 Excel 2016 正确输入字符、数字、日期、时间数据，掌握数据录入技巧，设置数据有效性，并能够编辑、修改、查找、替换数据。 办公软件实训教程 Excel 2016 一． 输入字符型数据和数字型数据 1．单击待输入单元格。 2．输入数据，如A03001。 3．按<Enter>键、 <Tab>键、箭头键或单击下一个单元格完成输入。 二．输入日期和时间 时间数据用“：”连接。如“3:15”。 日期型数据的年月日之间用“/”或“-”连接。如“2020/1/14”。 三．输入技巧 1. 若以单引号“’”开头，后接数字字符，则称为数字组成的字符串。 2. 显示“# # # #”或科学计数法时，可能表示列宽不够。 3. 若录入的数字位数等于或超过12位时，以科学计数法显示数据。解决方法是变为字符型数据录入。例如身份证的录入方式为：‘220203199810062113。 4. 输入以0开头的数值：在输入前添加半角状态下的单撇号“’”，否则“0”被自动省略；也可以将单元格格式设置为文本型。如“02”输入时“‘02”。 5. 负数输入：使用括号或负号，即“（数字）”或“-数字”。如：-3的输入：（3）或-3。 6. 分数输入：分数前输入“0” 和空格。如：“1/4”的录入“0 1/4”。否则表示日期。 7. 输入可识别的日期或时间数据时，会自动转换为日期或时间格式。如输入“2020-1-5”显示“2020/1/5”；输入“2/3”，显示“2月3日”。 8. 12小时时钟显示，输入am或 pm。 9. 同一单元格显示日期和时间，用空格间隔。 10. 按【Ctrl】+【；】输入当前日期，按【Ctrl】+【Shift】+【；】输入当前时间。 办公软件实训教程 Excel 2016 如何从WORD表格文本中引入数据 先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在Excel工作表中确定目标位置，选择“粘贴”下拉菜单中“选择性粘贴”命令，再选择“方式”列表中的文本选项，最后单击“确定”按钮即可。 小贴士： 五．表中查找替换数据 2．替换：单击【开始】选项卡【编辑】组的【查找和选择】按钮，选择【替换】命令。弹出查找和替换对话框，如图2-3-4所示。在“查找内容”框中输入要查找的字符串，然后在“替换为”中输入要替换的内容。单击“选项”按钮，对查找与替换可以进行详细设置，如图2-3-5所示。 办公软件实训教程 Excel 2016 图2-3-4 查找和替换对话框 图2-3-5 查找和替换的选项设置 图2-3-6 数据验证按钮 六.设置数据有效性 在Excel中进行数据有效性设置，既可以节约数据录入的时间，又可以提高数据录入的准确性。下面介绍设置数据有效性的方法。 在员工档案表中的“性别”列数据，可以设置数据有效性条件为“男”、“女”，若不符合输入数据规则，则提示警示信息。 1.选择需设置数据有效性的单元格。 2.单击“数据”选项卡“数据工具”组的“数据验证”按钮，选择 “数据验证”命令，如图2-3-6所示。 六.设置数据有效性 3.在弹出的“数据验证”对话框中，设置“允许”下拉列表中选择“序列”，“来源” 文本框中输入“男，女”，如图2-3-7所示。注意：文本“男”和“女”之间用半角逗号相隔。 4.单击“确定”命令，工作表中该单元格的右侧多了下拉按钮，含有男和女两个选项，效果如图2-3-8所示。 5.设定数据有效性后，若输入的数据不在范围内，会弹出提示对话框，如图2-3-9所示。 6.可以在“数据验证”对话框中修改提示信息。 ①在“数据验证”对话框中选择“出错警告”选项。在“样式”下拉列表中选择“警告”；在“错误信息”中录入警示信息，如“请重新输入！”，设置如图2-3-10所示。 ②当在工作表中输入的数据不满足条件时，