《秘书实务》领导日程安排（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书实务》领导日程安排-讲义 1. 掌握领导日程安排等秘书日常事务的工作原则和要求。 2. 能够安排工作日志。 知识点一 领导工作安排与日程管理规范 （一） 了解领导工作和活动信息 确定周期，全面收集领导工作和活动内容，涵盖会议、接待、出差等日常事务。 （二） 确定工作的轻重缓急 按紧急程度和重要程度，将工作分为重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急四类，优先安排对中心工作有直接联系或对组织影响重大的活动。 （三） 绘制表格 工作时间表标明时间、事项；工作日志明确工作任务的时间、地点、内容及注意事项等。填写信息需清楚、准确、完整，表格应条理清晰，活动安排间要留空隙。 （四） 及时更新 领导工作或活动时间变更时，工作时间表或工作日志需同步调整，遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则。 （五） 报告领导 工作时间表及工作日志经领导审核后，交给领导，可上传至公司内部平台或打印分送相关部门，并做好备份。 （例题 - 多选题）关于领导工作安排与日程管理，下列说法正确的是（ ） A. 只需收集领导重要会议活动信息 B. 绘制工作日志需明确工作任务的时间、地点等具体内容 C. 调整活动时间应遵循先重急后轻缓的原则 D. 工作时间表经领导审核后无需备份 【答案】BC 【解析】A 选项错误，了解领导工作和活动信息时，需完整收集该阶段领导的所有工作和活动内容，而非仅重要会议活动；B 选项符合绘制表格的要求，工作日志要明确每一项工作任务的具体时间、地点、内容等，正确；C 选项，调整变更活动的时间，应遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则，正确；D 选项错误，工作时间表及工作日志经领导审核通过后，要留有备份，同时根据实际情况上传至公司内部平台或打印分送给相关部门。 1.（单选题）在确定领导工作的优先等级时，应优先安排（ ） A. 紧急但不重要的事 B. 不重要也不紧急的事 C. 与完成中心工作有直接联系的活动 D. 虽然有做的价值，但不重要的事 【答案】C 【解析】要排出领导工作的优先等级，与完成中心工作有直接联系或对组织有重要影响的活动要优先安排，C 选项正确；A、B、D 选项所述事项均不应优先安排。 2.（多选题）工作时间表和工作日志的填写要求包括（ ） A. 信息清楚、准确、完整 B. 标明各项活动的联络方式 C. 对工作内容进行详细评论分析 D. 表格无需标注 【答案】AB 【解析】填写表格时，信息务求清楚、准确、完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等，A、B 选项正确；一般情况下不加评论，不做过多分析，C 选项错误；表格要条理分明，脉络清晰，标注明显，D 选项错误。 3.（单选题）秘书小张在安排领导活动时，各项活动紧密相连，未留间隔，他的做法（ ） A. 正确，可充分利用时间 B. 错误，未遵循活动安排留空隙的原则 C. 取决于领导意愿 D. 只适用于短期日程安排 【答案】B 【解析】安排的活动之间要留有一定的间隔或适当的空隙，以备活动时间拖延或发生临时紧急的情况，小张的做法错误，B 选项正确，A、C、D 选项错误。 1.（多选题）领导工作和活动信息的收集内容包括（ ） A. 会议 B. 接待 C. 出差 D. 私人娱乐活动 【答案】ABC 【解析】领导日常工作安排涉及的内容有各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导、出差等，A、B、C 选项正确；私人娱乐活动不属于工作安排收集范畴，D 选项错误。 2.（单选题）当领导工作时间发生变更时，工作时间表的调整应遵循（ ） A. 先轻缓后重急、先内部再外部的原则 B. 随意调整原则 C. 先重急后轻缓、先外部再内部的原则 D. 先安排新任务再调整旧任务的原则 【答案】C 【解析】调整变更活动的时间，应遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则，C 选项正确，A、B、D 选项错误。 3.（多选题）工作日志与工作时间表的区别在于（ ） A. 工作日志需明确工作任务具体时间、地点等详细内容，工作时间表只需标明时间和事项 B. 工作日志无需标注，工作时间表要标注明显 C. 工作日志用于记录，工作时间表用于安排 D. 工作日志填写信息无需完整，工作时间表需完整 【答案】AC 【解析】工作时间表用适合的行列标明时间、事项即可；工作日志还需明确每一项工作任务的具体时间、地点、内容、需要注意的事项等，A 选项正确；两者都要求表格条理分明，脉络清晰，标注明显，B 选项错误；工作日志侧重记录工作情况，工作时间表侧重安排工作，C 选项正确；两者填写信息都务求清楚、准确、完整，D 选项错误。 · 领导日程管理需先全面收集工作活动信息，并依重要紧急程度划分优先级 。 · 日程表格绘制要规范，信息填写准确完整，活动安排预留弹性空间 。 · 日程安排需动态更新，经领导审核后做好分发与备份工作 。 知识点二 工作时间表的类型与编制要点 （一） 工作时间表的常见类型 工作时间表又称 “行事历”“计划表”，是记载和标明特定时间段工作任务的表格，可单人或多人使用。常用类型有年度、季度、月、周工作时间表，时间跨度越小，填写信息越详尽。 年度工作时间表 将一年内例行会议、重要经营活动、出访活动等制成一览表，编制时参照上一年表和新一年工作部署，内容简短概括，详细情况在月、周表体现。 季度工作时间表 是年度工作时间表的季度分解，内容较年度表更详细。 月工作时间表 将一个月内相关工作制成表，通常由秘书根据领导或会议提出的下月计划制表，经领导审定后下发。 周工作时间表 基于月工作时间表制定一周工作安排，一般周五下午领导协商下周活动，结合平时收集的信息，由秘书制表，经领导审定后下发。 （例题 - 多选题）关于工作时间表，下列说法正确的是（ ） A. 周工作时间表是最概括的工作时间表类型 B. 年度工作时间表应参照上一年的工作时间表和新一年的工作部署编制 C. 月工作时间表由秘书根据领导或相关会议提出的下月计划制表 D. 季度工作时间表比年度工作时间表内容更详细 【答案】BCD 【解析】年度工作时间表是概括性最强的类型，周工作时间表在月工作时间表基础上制定，内容更为详尽，A 选项错误；编制年度工作时间表时，可以参照上一年的工作时间表和新一年的工作部署，B 选项正确；月工作时间表一般由秘书根据领导或相关会议提出的下月计划制表，经领导审定后下发实施，C 选项正确；季度工作时间表可视为将年度工作时间表按季度分解，内容比年度工作时间表稍显详细，D 选项正确。 1.（单选题）以下哪种工作时间表跨度最小，填写信息最详尽？（ ） A. 年度工作时间表 B. 季度工作时间表 C. 月工作时间表 D. 周工作时间表 【答案】D 【解析】工作时间表跨度越小，填写的信息应该越详尽、细致，在年度、季度、月、周工作时间表中，周工作时间表跨度最小，信息最详尽，D 选项正确。 2.（多选题）编制年度工作时间表时，可参考的依据有（ ） A. 上一年的工作时间表 B. 员工个人工作计划 C. 新一年的工作部署 D. 随机的工作想法 【答案】AC 【解析】编制年度工作时间表时，可以参照上一年的工作时间表和新一年的工作部署，A、C 选项正确；员工个人工作计划、随机的工作想法不属于编制年度工作时间表的参考依据，B、D 选项错误。 3.（单选题）季度工作时间表与年度工作时间表的关系是（ ） A. 季度工作时间表是年度工作时间表的细化分解 B. 两者没有关联 C. 年度工作时间表是季度工作时间表的总结 D. 季度工作时间表比年度工作时间表更概括 【答案】A 【解析】季度工作时间表可视为将年度工作时间表按季度分解，内容上比年度工作时间表稍显详细，即季度工作时间表是年度工作时间表的细化分解，A 选项正确。 1.（多选题）月工作时间表的制定与实施流程包括（ ） A. 由员工自行制定 B. 秘书根据领导或相关会议提出的下月计划制表 C. 经领导审定 D. 审定后下发实施 【答案】BCD 【解析】月工作时间表一般是根据领导或相关会议提出的下月计划，由秘书制表，经领导审定后下发实施，B、C、D 选项正确；月工作时间表不是由员工自行制定，A 选项错误。 2.（单选题）周工作时间表通常在什么时候开始协商制定？（ ） A. 本周一上午 B. 本周三下午 C. 本周五下午 D. 下周一上午 【答案】C 【解析】周工作时间表一般在本周五的下午，由相关领导开碰头会来协商下一周的活动安排，加上平时收集的信息，由秘书制表，C 选项正确。 3.（多选题）下列关于工作时间表的描述，错误的是（ ） A. 工作时间表只能供一人使用 B. 年度工作时间表不需要体现详细情况 C. 季度工作时间表比月工作时间表内容更详细 D. 周工作时间表不需要领导审定 【答案】ACD 【解析】工作时间表可以为一人使用，也可以供多人共同使用，A 选项错误；年度工作时间表内容要简短概括，详细情况在月工作时间表和周工作时间表中体现，B 选项正确；季度工作时间表内容比年度工作时间表稍显详细，但不如月工作时间表详细，C 选项错误；周工作时间表经领导审定后下发实施，D 选项错误。 · 工作时间表是管理时间的工具，按时间跨度分为年度、季度、月、周等类型，跨度越小信息越详尽。 · 年度工作时间表概括一年重要事务，季度、月、周工作时间表依次在其基础上细化分解。 · 月工作时间表依据下月计划编制，周工作时间表通过领导协商和信息收集制定，均需经领导审定后实施。 知识点三 领导工作日志的内容与形式要点 （二） 领导工作日志的内容 工作日志是协助领导提升工作效率的重要工具，内容涵盖： 领导在公司内部参与的会议、活动，记录时间、地点、内容。 领导在公司内部接待的来访者，记录姓名、单位、来访时间。 领导在公司外部的会议、活动、约会等，记录时间、地点、内容、对方联络方式。 领导个人安排，确保此期间无其他工作安排冲突。 （三） 领导工作日志的形式 工作日志有纸质（手工）和电子两种形式： 纸质工作日志采用手工填写，优点是使用简单方便、不受场地限制，可用不同颜色笔突出内容；缺点是仅供一人使用，存储空间有限，安全性和保密性不足。 电子工作日志通过电脑程序或管理软件建立，如 Microsoft Office Outlook，优点是可显示日历，便于输入任务，能存储大量信息、方便修改更新、支持多人使用且便于信息备份；缺点是依赖设备才能管理。 （例题 - 多选题）关于领导工作日志，以下说法正确的是（ ） A. 记录领导在公司外部参加会议，只需记录时间和地点 B. 纸质工作日志可以通过不同颜色的笔突出重点内容 C. 电子工作日志只能一人使用 D. 领导个人安排记录后，该时段不应再安排其他工作 【答案】BD 【解析】领导在公司外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、对方的联络方式等，A 选项错误；纸质工作日志用起来比较简单方便，在任何地方都能够使用，还可以通过不同颜色的笔以示突出或区别相关内容 ，B 选项正确；电子工作日志可以多人同时使用，C 选项错误；领导个人的安排，应保证在此期间不再安排领导其他事宜，D 选项正确。 1.（单选题）纸质工作日志的缺点不包括以下哪一项？（ ） A. 只能供一人使用 B. 存储空间有限 C. 使用不够便捷 D. 安全性和保密性不足 【答案】C 【解析】纸质工作日志用起来比较简单方便，C 选项 “使用不够便捷” 不属于其缺点；其缺点是只能供一人使用，且存储信息的空间有限，安全性和保密性受到很大挑战，A、B、D 选项不符合题意。 2.（多选题）领导工作日志应记录的内容包含（ ） A. 领导在公司内部接待来访者的姓名 B. 领导在公司外部参加活动的对方联络方式 C. 领导个人安排的后续调整情况 D. 领导在公司内部参加会议的内容 【答案】ABD 【解析】领导在公司内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位、来访时间，A 选项正确；领导在公司外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、对方的联络方式等，B 选项正确；领导在公司内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容，D 选项正确；原文未提及要记录领导个人安排的后续调整情况，C 选项错误。 3.（单选题）电子工作日志的建立方式不包括（ ） A. 通过纸质表格誊写 B. 通过电脑日志管理软件 C. 通过电脑程序中的 Microsoft Office Outlook D. 通过其他电脑程序编制 【答案】A 【解析】电子工作日志通过电脑程序编制，通过电脑日志管理软件或电脑程序中的 Microsoft Office Outlook 建立，B、C、D 选项正确；通过纸质表格誊写属于纸质工作日志的方式，A 选项符合题意。 1.（多选题）以下属于电子工作日志优点的是（ ） A. 可显示今日时间及本月、下月日历 B. 方便修改和更新内容 C. 不受设备限制 D. 信息可备份以防丢失 【答案】ABD 【解析】电子工作日志上面有今日的时间、本月和下月的日历，只要输入工作任务即可，A 选项正确；电子工作日志可以存储大量信息，方便修改和更新内容，B 选项正确；电子工作日志信息可以备份以防丢失，D 选项正确；电子工作日志需要可利用的设备才能实现管理，C 选项错误。 2.（单选题）秘书小王在记录领导工作日志时，未记录领导在公司外部参加活动的对方联络方式，他的做法（ ） A. 正确，联络方式不重要 B. 错误，违反工作日志记录要求 C. 取决于领导意愿 D. 若活动不重要则可不记录 【答案】B 【解析】领导在公司外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点、内容、对方的联络方式等，小王未记录违反了工作日志记录要求，B 选项正确，A、C、D 选项错误。 3.（多选题）纸质工作日志与电子工作日志相比，其特点有（ ） A. 建立方式为手工填写 B. 可多人同时使用 C. 安全性更高 D. 使用不受设备限制 【答案】AD 【解析】纸质工作日志采用传统的手工填写，A 选项正确；纸质工作日志只能供一人使用，B 选项错误；纸质工作日志安全性和保密性受到很大挑战，C 选项错误；纸质工作日志用起来比较简单方便，在任何地方都能够使用，使用不受设备限制 ，D 选项正确。 · 领导工作日志内容围绕领导内外部工作及个人安排，详细记录关键信息 。 · 纸质工作日志操作简便但存在使用和安全局限，电子工作日志功能强大却依赖设备 。 · 合理选择工作日志形式，能有效辅助领导规划工作，提升工作效率 。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$