第5章管理工作表数据-中职办公软件Excel 2003实训教程（高教版）

第5章 管理工作表数据 表格的管理对象是数据，如何有效地管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容。Excel 2003具有强大的数据管理功能，在Excel 2003中可以对数据进行分类汇总、排序、筛选，也可以制作数据透视表和数据透视图，这些操作便于用户对数据进行深层次分析。只有全面了解和掌握使用工作表数据的方法，才能有效提高数据管理水平。 任务1 数据排序 任务描述 某超市的理货员小刘对2009年各品牌化妆品的销售情况统计后，想按各品牌的销售情况进行排序，以方便上级主管确定明年各类化妆品的进货数量。 任务分析 使用工具栏中的“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多个关键字进行排序。因此任务操作可以分解为以下过程： 按行升（降）序排序； 根据多列内容进行排序。 任务操作 1.按行升（降）序排序 （1）打开“2009年东风超市化妆品销售统计表”工作簿。 （2）单击“总计（瓶）”列中的任意单元格，单击工具栏上的“升序排序”按钮，打开“排序警告”对话框，如图所示。 （3）选中“以当前选定区域排序”单选钮，单击“排序”按钮，“总计（瓶）”字段的内容按升序排序，排序结果如图所示。 （4）单击“总计（瓶）”列中的任意单元格，使用工具栏上的“降序排序”按钮，可以进行降序排序，排序结果如图所示。 2.根据多列内容进行排序 （1）单击“数据”→“排序”命令，打开“排序”对话框，如图所示。 （2）在“主要关键字”下拉列表中选择“总计（瓶）”，在“次要关键字”下拉列表中选择“第四季度”，在“第三关键字”下拉列表中选择“第二季度”，全部按降序排列。 （3）单击“确定”按钮，排序结果如图所示。 3.思考并回答以下问题 （1）数据排序可能遇到什么问题？如何处理？ （2）怎样操作才能按字母或笔画排序？在什么情况下需要进行自定义排序？ 任务小结 数据排序是指按照一定的规则对数据进行整理、排列，如升序、降序或者按照某一个字段值或多个字段值的大小次序排列等。排序不但可以针对单个字段进行，也可以根据需要针对多个关键字进行排序，进行数据排序便于用户对复杂数据的分析与统计，也更容易看出规律性的结论。排序操作不但可以选择数值型字段，还可以选择按字母或笔画排序，排序方向也有按行排序与按列排序之分。利用工具栏中的“排序”按钮，可以对选定数据进行排序，而使用“排序”对话框进行排序，则可以有更多的、适合应用需求的选择。 任务2 分类汇总 任务描述 小刘是公司的销售统计员，每月底要上报月内的商品销售表。为了使领导能够从报表中得到概括性的数据和结论，他利用Excel 2003的分类汇总功能，对每类商品的销售情况进行了分类统计。 任务分析 对工作表数据中的某类数据进行分类汇总，首先要对该类数据排序，然后才能进行汇总，排序是汇总的前提，两者密不可分，因此任务操作可以分解为以下过程： 对销售数量和销售金额进行分类汇总； 分析汇总操作适用环境。 任务操作 （1）打开“商品销售表”工作簿。 （2）对“商品名称”进行升序排序，结果如图所示。 1.对销售数量和销售金额进行分类汇总 （3）选中“商品名称”列中的任意一单元格，单击“数据”→“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图所示。 （4）在“分类字段”下拉列表中选择“商品名称”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表中选中“销售数量”和“销售金额”复选框。 （5）根据需要，选择相应复选框指定汇总结果的显示位置。 （6）单击“确定”按钮，完成分类汇总，结果如图所示。 （7）单击页面左侧的“减号”按钮，可以将数据清单中的明细数据隐藏起来，效果如图所示。单击“加号”按钮，可以显示数据清单中隐藏的明细数据。 3.思考并回答以下问题 （1）对表格数据汇总，可以解决哪些问题？请详细列举。 （2）为什么汇总需要先排序？由此可以得出什么结论？ （3）怎样清除数据表中的分类汇总，将数据表恢复到原来样式？ 任务小结 利用Excel 2003的分类汇总功能可以对数据进行简单分析，并统计得出概括性数据，便于用户对数据进行规律性的总结。要想对工作表中的某类数据进行分类汇总，需要先对该数据排序。汇总不但可以针对单项，还可以针对多项。如果用户不需要分类汇总，也可将数据恢复到原来样式。利用“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，可以删除分类汇总。 任务3 筛选数据 任务描述 某公司对参加竞选人员进行笔试与面试答辩，想