4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表、4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表（课件）《计算机应用基础案例教程》（北京理工大学出版社）

《计算机应用基础案例教程》 （北京理工大学出版社） 第4 章　Excel 2010 电子表格软件 4. 1　 Excel 简介 4. 2　 【案例1】 创建一个公司员工档案信息表 4. 3　 【案例2】 美化公司员工档案信息表 4. 4　 【案例3】 打印公司员工档案信息表 4. 5　 【案例4】 计算总成绩 4. 6　 【案例5】 掌控职工培训成效 4. 7　 【案例6】 按部门分析培训效果 4. 8　 【案例7】 统计与分析销售业绩 4. 9　 【案例8】 制作年度销售业绩分析图 2 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 案例分析 将员工信息输入和整理完成后, 为了美观和显示清晰, 以便于查阅, 需要对该工作表进行一些格式设置。 案例目标 (1) 掌握格式的设置。 (2) 掌握条件格式的设置。 实施过程 (1) 选中A1: I1 单元格区域, 单击“开始”→“对齐方式”→“合并且居中” 按钮。 (2) 选中标题文字, 选择“开始”→“字体” 组, 设置字体为黑体, 字号为24。 (3) 选中A2: I2 单元格区域, 用相同的方法设置列标题文字格式为宋体, 12 号, 加粗且倾斜。其余文字使用默认格式。 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 (4) 选中第1 行, 选择“开始”→“单元格”→“格式”→“自动调整行高” 命令, 如图4. 21 所示。利用同样的办法, 调整各列为最合适列宽。 (5) 选中第2~第20 行, 选择“开始”→“单元格”→“格式”→“行高” 命令, 在弹出的“行高” 对话框中, 输入行高值“18”。 (6) 选中A2: I20 单元格区域, 选择“开始”→“单元格”→“格式”→“设置单元格格式” 命令, 在弹出的“设置单元格格式” 对话框中选择“对齐” 选项卡, 在“水平对齐”方式中选择“居中”, 同样在“垂直对齐” 方式中也选择“居中”, 如图4. 22 所示。 (7) 选中I3: I20 单元格区域, 选择“开始”→“样式”→“条件格式”→“新建规则” 命令, 弹出“新建格式规则” 对话框, 设置条件为“单元格数字”、“大于” 5 500 用红色原点标注。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 (8) 选中A1 单元格, 选择“开始”→“字体” 组, 单击“填充颜色” 按钮 旁的黑色小三角, 在弹出的面板中选择“海绿” 色填充底纹。完成效果如图4. 23 所示。 知识链接 1. 字符格式设置 字符格式包括字体、字号、字形、字体颜色等, 可以使用“开始”→“单元格”→“格式” 命令单来完成。 (1) 选定要设置字符的单元格或单元格区域。 (2) 单击“开始”→“字体” 组中的按钮, 弹出“设置单元格格式” 对话框, 选择“字体” 选项卡, 如图4. 24 所示, 在“字体” 列表框中选择相应的选项。 (3) 单击“确定” 按钮。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 2. 数字格式的设置 在工作表的单元格中输入的数字通常按默认显示, 但有时对单元格中的数据格式有一定的要求, 比如保留一位小数, 表示成货币符号等。Excel 中数字格式的分类如图4. 25所示。 ( 1) 选定需要格式化数字的单元格或单元格区域。 (2) 用同样的方法打开“设置单元格格式” 对话框, 选择“数字” 选项卡, 如图4. 25所示, 在“分类” 中选择要设置的类别。 3. 数据对齐格式的设置 在默认情况下, Excel 2010 根据输入的数据自动调节数据的对齐格式, 比如文本内容是左对齐、数值型数据是右对齐等。用户也可以通过“设置单元格格式” 对话框中的“对齐”选项卡, 对单元格的对齐方式进行设置, 如图4. 26 所示。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 (1) “水平对齐” 下拉列表: 包括“常规” “靠左” “居中” “靠右” “填充” “两端对齐” “跨列居中” “分散对齐” 等方式; 其中“靠左” “靠右” “分散对齐” 还可进一步设置缩进量。 (2) “垂直对齐” 下拉列表: 包括“靠上” “居中” “靠下” “两端对齐” “分散对齐”等方式。 (3) “自动换行”: 该复选框被选择后, 当列宽不足时, 输入的文本会自动换行。 (4) “合并单元格”: 将选中的单元格区域进行合并。 也可用“开始”→“对齐方式” 组中的“左对齐” 按钮 、“居中对齐” 按钮 、“右对齐” 按钮 和“合并及居中” 按钮 进行设置。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 4. 设置行高与列宽 对Excel 2010 中数据表行高和列宽的设置通常有3 种方法: 拖拉法、双击法、设置法。 (1) 拖拉法: 将鼠标移到行(列) 标题的交界处, 呈双向拖拉箭头状时, 按住鼠标左键向右(下) 或向左(上) 拖拉, 即可调整行(列) 高(宽)。 (2) 双击法: 将鼠标移到行(列) 标题的交界处, 双击, 即可快速将行(列) 的行高(列宽) 调整为“最合适的行高(列宽) ”。 (3) 选择“开始”→“单元格”→“格式”→“行高” (“列宽” ) 命令, 在弹出的“行高”( “列宽” ) 对话框中输入相应的值。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 5. 条件格式的设置 条件格式是指选定的单元格或单元格区域满足特定的条件, 那么Excel 2010 将格式应用到该单元格(单元格区域) 中。设置条件格式的一般步骤如下: (1) 选定需要设置条件格式的单元格区域。 (2) 选择“开始”→“样式”→“条件格式” 命令, 在下拉菜单中选择“新建规则” 命令, 打开“新建格式规则” 对话框, 设置需要格式化数据的条件, 如图4. 27 所示。 (3) 单击“格式” 按钮, 弹出“设置单元格格式” 对话框, 对满足条件的单元格设置格式, 如在“字形” 列表框中选择相应的字形, 在“颜色” 调色板中选择需要的颜色等。 (4) 单击“确定” 按钮, 返回“新建格式规划” 对话框, 通过“选择规则类型” 区域可进行其他设置, 如选择“基于各自值设置所有单元格的格式” 选项, 如图4. 28 所示。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 (5) 依次单击“确定” 按钮, 返回工作表。 需要注意的是, 只有单元格中的值满足条件或公式返回逻辑值真时, Excel 才应用选定的格式。 对已设置的条件格式可以利用“删除” 按钮进行格式删除。 6. 边框和底纹的设置 在默认情况下, 工作表中默认的边框在打印时是不能显示的, 它的作用是区隔行、列和单元格。为了使单元格中的数据显示更加清晰, 增加工作表的视觉效果, 可以对单元格进行边框和底纹的设置。 1) 给单元格添加边框 给单元格或单元格区域添加边框一般有两种方法: (1) 单击“开始”→“字体” 组中按钮的下三角按钮, 弹出边框面板, 选择需要的框线。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 ( 2) 选择“开始”→“字体” 组中的按钮, 弹出“设置单元格格式” 对话框, 选择“边框” 选项卡, 如图4. 29 所示, 先选择线条的样式和颜色, 然后在“预置” 区域选择“外边框” 或“内部”, 或在“边框” 区域中选择对应位置的选项, 单击“确定” 按钮, 将该线条应用于这些边框。 2) 给单元格添加底纹 底纹是指单元格区域的填充颜色, 在底纹上添加合适的图案可使工作表显得更为生动。 一般可以使用以下两种方法给单元格添加底纹: (1) 通过“开始”→“字体” 组中的“填充颜色” 按钮 为所选区域添加一种底纹颜色。 (2) 通过“设置单元格格式” 对话框中的“填充” 选项卡, 如图4. 30 所示, 为单元格设置底纹颜色, 并可在“图案样式” 下拉列表中为单元格选择图案及图案颜色。 上一页 下一页 返回 4. 3【案例2】美化公司员工档案信息表 7. 自动套用格式 Excel 2010 提供了多种已经设置好的表格格式, 可以很方便地选择所需样式, 套用到选中的工作表单元格区域。因此, 用户可以简化对表格的格式设置, 提高工作效率。 使用自动套用格式的具体步骤如下: (1) 选定要自动套用表格格式的单元格区域。 (2) 选择“开始”→“样式”→“套用表格格式” 命令, 弹出的下拉列表给出了60 种表格样式供选择, 如图4. 31 所示。 (3) 如果这些样式都不能满足设置要求, 可以选择“表格样式” 下的“新建表样式”命令来新建表样式。 (4) 单击选定的样式完成样式套用。 上一页 返回 4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表 案例分析 为了查看方便, 公司需要把员工的信息表打印出来, 分发到各个部门。 案例目标 (1) 熟练掌握工作表的页面设置。 (2) 熟练掌握工作表的打印。 实施过程 (1) 单击工作表标签, 选中要打印的单元格区域A1: I20, 选择“页面布局”→“页面设置”→“打印区域”→“设置打印区域” 命令。 (2) 依然选中打印区域, 单击“页面布局”→“页面设置”→对话框启动器按钮, 弹出“页面设置” 对话框。在“页面” 选项卡中设置纸张大小为A4 纸纵向打印; 在“页边距” 选项卡中, 设置上、下、左、右的页边距分别为2. 5、2、2、2; 在“工作表”选项卡中, 设置“顶端标题行” 为$ 2: $ 2, 即选中工作表中的第2 行, 单击“确定”按钮。 下一页 返回 4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表 (3) 选择“文件”→“打印” 命令, 查看打印效果。 (4) 设置打印份数为“10”, 单击“打印” 按钮, 开始打印。 知识链接 1. 设置打印区域 先选定需要打印的区域, 然后选择“页面布局”→“页面设置”→“打印区域”→“设置打印区域” 命令, 如图4. 32 所示。 2. 页面设置 设置好打印区域后, 为了使打印出的页面更加美观、符合要求, 需要对打印页面的页边距、纸张大小、页眉页脚等项目进行设定。 单击“页面布局”→“页面设置” 组中的按钮, 弹出“页面设置” 对话框, 对各个选项卡进行相关的设置, 如图4. 33 所示。对话框中有4 个选项卡: 上一页 下一页 返回 4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表 (1) 页面: 对打印方向、打印比例、打印质量、纸张大小、起始页码等进行设置。 (2) 页边距: 对表格在纸张上的位置进行设置, 如上、下、左、右的边距, 页眉, 页脚与边界的距离等。 (3) 页眉/ 页脚: 对页眉/ 页脚进行设置。 (4) 工作表: 对打印区域、重复标题、打印顺序等进行设置。 3. 页码的设置 在Excel 的表格处理中, 页码和总页数的打印设置是通过对页眉和页脚的设置实现的。 现在以页眉和页脚的设置为例进行相关参数的介绍。 打开“页面设置” 对话框, 选择“页眉/ 页脚” 选项卡。其中有“页眉” “页脚” 下拉列表, 在下拉列表中包含预先定义好的页眉或页脚, 如图4. 34 所示。如果这些形式能满足要求, 则可以进行简单的选择。如果不满意, 可自行定义, 下面对页眉进行定义。 上一页 下一页 返回 4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表 单击“自定义页眉” 按钮后, 弹出“页眉” 对话框。 在对话框中, 可以看到7 个按钮, 其功能从左到右分别是设置字体大小、增加页码、增加总页数、增加日期、增加时间、增加文件名、增加工作表名, 如图4. 35 所示。 在对话框中, 有左、中、右3 个部分, 对每一部分要分别进行设置。具体方法是先单击要设置的区域, 然后再单击相应的按钮, 对每一个部分, 还可以输入字符或字符串。如果Excel 默认的间距过小, 还可以通过在几个项目中间加入空格进行区分。如果使用对话框中的下拉列表来选择, 则可以利用“自定义页眉” 或“自定义页脚” 按钮进行修改, 从而获得令人满意的页眉或页脚效果。 上一页 下一页 返回 4. 4【案例3】打印公司员工档案信息表 4. 打印预览 预览打印效果的方法如下: 选择“文件”→“打印” 命令, 如图4. 36 所示。 在“打印预览” 窗口中, 用户可以预览所设置的打印选项的实际打印效果, 对打印选项作最后的修改和调整。 5. 正式打印 用户对打印预览中显示的效果满意后就可以进行打印输出了, 方法是: 选择“文件”→“打印” 命令, 在图4. 36 所示的窗口中单击“打印” 按钮即可。 上一页 返回 图4. 21　选择“自动调整行高” 命令 返回 图4. 22　“设置单元格格式” 对话框 返回 图4. 23　美化工作表效果 返回 图4. 24　“字体” 选项卡 返回 图4. 25　“数字” 选项卡 返回 图4. 26　“对齐” 选项卡 返回 图4. 27　 “新建格式规则” 对话框 (1) 返回 图4. 28　“新建格式规则” 对话框(2) 返回 图4. 29　“边框” 选项卡 返回 图4. 30　“填充” 选项卡 返回 图4. 31　套用表格格式列表 返回 图4. 32　选择“设置打印区域“命令 返回 图4. 33　“页面设置“对话框 返回 图4. 34　预设好的页眉列表 返回 图4. 35　自定义页眉的对话框 返回 图4. 36　“打印预览” 窗口 返回 感谢观看 34 $$